Chaos bei der Ablage wichtiger Informationen, rechtliche Anforderungen und zunehmende Belastung der Infrastruktur sind die wichtigsten Triebfedern des Marktes für E-Mail Management und -Archivierung. Gleichzeitig wird das Angebot an E-Mail-Archiv- und -Management-Systemen immer vielfältiger und damit undurchsichtiger. Ein Überblick über die wichtigsten Anforderungen und Lösungsansätze tut not.
Häufig werden gesetzliche Anforderungen als Grund für die E-Mail-Archivierung angeführt. Doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich, dass die rechtlichen Vorschriften begrenzt sind.
Das HGB (Handelsgesetzbuch) schreibt beispielsweise keine umfassende Archivierungspflicht für E-Mails vor. Es verlangt sehr wohl die ordnungsgemäße, unveränderbare Aufbewahrung von Mail-Inhalten, die als Handelsbrief gelten und Forderungen oder Verbindlichkeiten begründen können. Allerdings ist dafür keine Formvorschrift definiert - eine papiergebundene Aufbewahrung des Ausdrucks wäre rein handelsrechtlich ausreichend.
Steuerrechtlich betrachtet gibt es jedoch Archivierungsanforderungen, die aus der geänderten Abgabenordnung (Paragraf 147 Abgabenordnung) und den Grundsätzen der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) abzuleiten sind. Darin wird explizit eine elektronische Aufbewahrung für E-Mails gefordert, die steuerrechtlich relevant sind und deren Inhalt elektronisch in weiterführende DV-Verarbeitungen einfließen. In der Regel ist davon jedoch nur ein geringer Anteil aller E-Mails im Unternehmen betroffen. Eine Verpflichtung zur vollständigen E-Mail-Archivierung sehen weder GDPdU noch die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vor.
Für Unternehmen, die an US-amerikanischen Börsen notiert sind, kann sich aus dem Sarbanes Oxley Act (SOX) die Notwendigkeit ergeben, alle E-Mails bestimmter Personenkreise - insbesondere des Managements - elektronisch aufzubewahren. Die SOX-Bestimmungen erstrecken sich in einem solchen Fall auch auf deutsche Tochtergesellschaften. Eine Verpflichtung zur vollständigen E-Mail-Archivierung ist in Deutschland also eher die Ausnahme.
In vielen Fällen ist es daher pures Eigeninteresse, eine Mail zu archivieren. Die Aufbewahrung der schriftlichen Ablehnung einer Auftragsbestätigung, kann zum Beispiel zu Dokumentationszwecken nützlich sein, falls die andere Partei Gegenteiliges behauptet. Archivieren ohne gesetzliche Verpflichtung kann also immer dann sinnvoll sein, wenn man bestimmte, per E-Mail kommunizierte Sachverhalte dokumentieren oder beweisen möchte. Bei der Mail-Archivierung muss in der Regel das Unternehmen selbst entscheiden, welche Unterlagen über welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft nicht nur E-Mails, sondern auch Papierdokumente oder andere Formen aufbewahrungspflichtiger Informationen.
