Die unterschiedlichen Systemkonzepte und -funktionen
Auf dem Markt werden derzeit Lösungen in unterschiedlichen Produktkategorien angeboten:
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Mail-Appliance sind vorkonfigurierte Lösungen inklusive Hardware-Komponenten mit Standard-Funktionalität. Ihr Schwerpunkt liegt auf einer systemgetriebenen Mail-Archivierung.
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E-Mail-Archive sind Softwarelösung ohne vorkonfigurierte Hardware-Komponenten, die sich auf die Ablage von elektronischen Nachrichten konzentrieren.
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E-Mail-Archiv mit optionalen DMS-Funktionen sind Lösung zur E-Mail-Archivierung. Sie lassen sich um herstellereigene Komponenten und Funktionen erweitern, die üblicherweise Dokumenten Management Systems (DMS) bieten. Dazu zählen die allgemeinen Dokumentenverwaltung, Aktenverwaltung und Postkorbfunktionen.
Entscheidungsgrundlage für ein Systemkonzept sind immer die unternehmensspezifischen fachlichen und funktionalen Anforderungen zur Mail-Archivierung. Für eine vollumfängliche Archivierung aller Mails in Kopie aus Compliance- oder Risikogründen ergeben sich mehrere Optionen. Wird bereits eine DMS-Lösung im Unternehmen eingesetzt, könnte dort eine Erweiterung um eine Mail-Archivierung in Frage kommen. Alternativ könnte ein rein auf die Mail-Archivierung ausgerichtetes Produkt bessere Funktionalität zu niedrigeren Kosten bieten.
Liegt der Anwendungsschwerpunkt jedoch auf einer Anwender-getriebenen individuellen Archivierung von Mails im Kontext von Geschäftprozessen, hat eine rein auf Mail-Archivierung ausgerichtete Lösung Nachteile, da neben E-Mails auch andere Dokumente in einer Kunden-, Vertrags- oder Projektakte gespeichert werden sollen. Der Fokus möglicher Lösungen würde hier eher auf mit DMS-Funktionen erweiterbaren Produkten liegen.
Welcher Komfort ist nötig?
Es gibt keinen Standard dafür, wie eine E-Mail in ein Mail-Archiv abgelegt oder in eine elektronische Akte gespeichert werden soll. Die angebotenen Lösungen unterscheiden sich wesentlich in Anwendungsfunktionen wie zum Beispiel der Kennzeichnung von bereits archivierten E-Mails im Mail-Client oder Möglichkeiten der Widerherstellung archivierter E-Mails. Eine Unterstützung mobiler Benutzer ist ebenfalls nicht selbstverständlich.
Bei der Mail-Ablage sollte der logische Zusammenhang zwischen Mail-Body und Anhängen gewahrt bleiben können (Beispiel: Rechnung und Aufwandübersicht als getrennte Anhänge in einer Mail). Nicht alle Mail-Archivlösungen können das ohne weiteres.