Nur in 55 Prozent der deutschen Unternehmen folgt die Projektauswahl einem festen Prozedere. Fast genauso viele räumen ein, bei ihnen sei die Auswahl "variabel", also mal so, mal so. Dies ist ein Hauptergebnis der Studie, die das Projektberatungsunternehmen Parameta auch in diesem Jahr unternommen hat. Dazu befragte es 176 Unternehmen. Die Antworten stammen zu etwas mehr als der Hälfte von IT-Managern, zu etwa einem Sechstel vom Topmanagement, in den anderen Fällen von Experten aus Forschung und Entwicklung oder anderen Fachbereichen.
Foto: Parameta Projektberatung
Diese Planungsschwäche ist umso bedenklicher, als es sich bei 86 Prozent der fraglichen Projekte um IT-Vorhaben handelt, von denen wiederum die Hälft als "hochkomplex" eingestuft werden. "Wenn man bedenkt, welche durchschnittlichen Summen bei hochkomplexen IT-Projekten auf dem Spiel stehen, ist es beinahe unglaublich, dass sich nur die Hälfte der Unternehmen bei der Projektauswahl harten, stets gleichen Kriterien unterwirft", sagt Michael Streng, geschäftsführender Gesellschafter von Parameta. Selbstverständlich seien für den Projekterfolg auch andere Faktoren ausschlaggebend, aber die Weichen würden schon bei der richtigen Auswahl gestellt.
Im Rahmen ihrer Studie zur erfolgreichen Projektauswahl untersuchte Parameta, inwiefern die beteiligten Abteilungen in einen systematischen Projektauswahlprozess integriert sind beziehungsweise wie eine optimale Einbindung aussehen könnte. Damit verbunden war die Frage, wie die IT in Veränderungen eingebunden ist und welche Faktoren dazu beitragen könnten, ihr optimal zu nutzen.
Die Quintessenz: In den meisten der ausgewerteten Unternehmen steuern "variable" Filter die Projektauswahl. Nur in 35 Prozent gibt es dafür standardisierte Verfahren.
- So kommen Sie groß raus ... oder?
Sie möchten, dass Ihre Projekte zäh verlaufen, weil Sie sich damit in der Firma profilieren können? Dann folgen Sie den Ratschlägen von Jürgen Rohr. - Tipp 1
Setzen Sie die Verantwortlichen unter Termindruck. Mit engen Terminen stellen Sie sicher, dass möglichst wenige Betroffene ins Boot geholt werden. Damit vermeiden Sie die sowieso unnötigen Diskussionen um Meinungs- sowie Wahrnehmungsunterschiede. - Tipp 2
Starten Sie mit einer problem-orientierten Ist-Analyse. Fragen Sie immer zuerst danach, was nicht gut läuft. Damit fokussieren Sie die Aufmerksamkeit aller Beteiligten auf die Schwächen der Organisation. Sie stellen sicher, dass niemand auf die Idee kommt, sich auf den Erfolgen der Vergangenheit auszuruhen. - Tipp 3
Geben Sie möglichst kein zusammenfassendes Feedback. Halten Sie die Betroffenen im Unklaren. Das fördert zwar die Gerüchteküche, hält aber den Änderungsaufwand für die Konzeptionierer gering. Sie erhalten schon mit dem ersten Wurf ein Konzept aus einem Guss - ohne lästige und zeitaufwändige Anpassung an unterschiedliche Wahrnehmungen der Beteiligten. - Tipp 4
Lassen Sie das Konzept ohne Beteiligung der Betroffenen ausarbeiten. Hier können Sie Aufwand und Budget einsparen. Jeder Betroffene wird mit seinen individuellen Ansichten sowieso nur das Konzept verwässern. Außerdem: Wenn ein Außenstehender den Sollzustand konzipiert, kommt endlich frischer Wind in die Organisation. - Tipp 5
Vermitteln Sie das Konzept frontal mit mindestens 100 PowerPoint Slides. Hier gilt: Je mehr Input, desto weniger lästige Rückfragen. Halten Sie das Präsentationstempo hoch. Planen Sie ja keine Zeit für die Diskussion ein. Das Konzept steht. Basta! - Tipp 6
Planen Sie keine Zeit für die Überarbeitung des Konzepts ein. Das wäre ja noch schöner: Sie planen knapp bei Budget und Terminen und wollen sich den Erfolg nicht durch unplanbare Überarbeitungsaufwände vermiesen lassen. Denn jede Überarbeitungsschleife würde den schönen Entwurf zerstören. - Tipp 7
Schränken Sie die Zugriffsrechte auf neue Tools möglichst stark ein. Ganz wichtig: Wenn Sie im Rahmen der Organisationsentwicklung neue Werkzeuge (zum Beispiel ein IT-System) einführen, achten Sie darauf, dass niemand außer den Konzeptionierern in der Lage ist, die Werkzeuge anzupassen. - Tipp 8
Lassen Sie die Betroffenen beim Umsetzen des Konzepts alleine. In diesem Punkt gilt das Motto: Die Leute werden sich schon umgewöhnen. Durch die Unterstützung während der Umsetzungsphase könnte wiederum das sorgfältig ausgearbeitete Konzept verwässert werden. Das ist unbedingt zu vermeiden. - Tipp 9
Vermeiden Sie persönlichen Kontakt zwischen den Beteiligten. Stellen Sie sich vor, was Sie hier an Reisekosten einsparen können. Diskussionen können auch per E-Mail geführt werden. Das spart richtig Geld. - Tipp 10
Betrachten Sie jegliches Feedback als persönliche Kritik. Wenn jemand mit einem Feedback zu Ihnen kommt, will er damit eigentlich sagen, dass Sie Ihre Arbeit nicht richtig gemacht haben. Das wirkt sich schlecht auf Ihr Selbstwertgefühl aus.