Unternehmen lagern ihren Personalbereich ganz oder teilweise aus, um die Kosten zu senken. Aber auch die Qualität der ausgelagerten Funktionen hat einen hohen Stellenwert. In einer Umfrage von Hewitt Associates, einem Anbieter von HR-Outsourcing (Human Resources), nannten 81 Prozent der Unternehmen die Verbesserung der Service-Qualität als wichtigstes Kriterium für das Auslagern von Personalaufgaben. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten sich die Anwender allerdings systematisch auf das Outsourcing vorbereiten, betont Peter Martin, Mitglied der Geschäftsleitung bei Hewitt: "Im Idealfall beginnt man mit einer Bedarfsanalyse, einer realistischen Zieldefinition und einer umfassenden Betrachtung der Handlungsalternativen."
Die Experten von Hewitt haben sieben Faktoren zusammengestellt, auf die es beim Auslagern von HR-Funktionen ankommt:
1. Fokus auf transaktionsorientierte Aufgaben: Lagern Sie nur Bereiche und Prozesse aus, die mit der Unternehmenskultur nicht direkt in Verbindung stehen - etwa administrative und transaktionale Funktionen wie Bewerber-Management, Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung.
2. Keine Positionen auslagern: Der an den externen Anbieter übergebene Bereich sollte hochvolumig und klar abgrenzbar sein und keine Positionen beinhalten.
3. Prozesse standardisieren: Auch bei unterschiedlichen Unternehmensstrategien ist eine Standardisierung von Transaktionen oder Funktionen möglich. So lässt sich etwa die Zeiterfassung effizienter gestalten, während individuelle Regelungen zu Überstunden oder Schichtdifferenzen bestehen bleiben.
4. Schrittweise ausgliedern: Wenn mehrere HR-Prozesse schrittweise ausgelagert werden, ist die Umsetzung einfacher und das Risiko geringer. Um weitere Prozesse zu implementieren, braucht es eine stabile Basis aus Kernprozessen. Zudem erhalten die Verantwortlichen im Anwenderunternehmen ein besseres Verständnis für gegenseitige Abhängigkeiten und für potenzielle Abstimmungsschwierigkeiten.
5. Nur messen, was zählt: Nicht der Einsatz, das Ergebnis ist entscheidend. Der Erfolg eines HR-Outsourcings lässt sich vor allem daran ablesen, inwieweit die Unternehmensziele erreicht werden. So erweist sich die Einführung einer Datenbank erst dann als erfolgreiche Maßnahme, wenn sie in den Unternehmensalltag integriert und von den Mitarbeitern genutzt wird.
6. Regional statt global: Wegen sprachlicher Barrieren und länderspezifischer Unterschiede ist eine Einführung von globalen Modellen für die meisten Prozesse schwierig. Regionale oder nationale Auslagerungen sind praktikabler und ermöglichen es, auch kulturelle Besonderheiten zu berücksichtigen.
7. Mehrere Ziele anvisieren: In erster Linie soll HR-Outsourcing die Kosten reduzieren und die Servicequalität erhöhen. Aber man kann damit gleichzeitig noch andere Ziele verfolgen - etwa die Erhöhung von Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation.