Office und Collaboration à la Google

Die orts- und geräteunabhängige (Zusammen-)Arbeit zu jeder Zeit ist ein Trend, der sich in Zukunft weiter verstärken wird. Das hat auch Google erkannt, was speziell die Office und Collaboration-Lösungen verdeutlichen.

Google Apps

Google Apps ist Googles Office- und Collaboration-Suite und beinhaltet standardmäßig die aus dem privaten Bereich bekannten Anwendungen Google Mail, Google Kalender, Google Text & Tabellen, Google Sites und Google Talk sowie weitere Services wie Google Groups und Google Video.

Anders als für den privaten Benutzer wird für Google Apps zusätzlich eine Domain wie etwa example.com benötigt, um jedem Benutzer eine oder mehrere Adressen nach dem Schema user@example.com zu geben. Mittels eines Dashboards können IT-Verantwortliche die Google Apps Domain verwalten, weitere Benutzer hinzufügen, Rechte vergeben sowie weitere Services einbauen.

Google Apps wird in drei unterschiedliche Lösungen unterteilt: Die kostenlosen Versionen Google Apps Standard und Google Apps for Education sowie Google Apps for Business für wahlweise 4 Euro pro Benutzer pro Monat oder 40 Euro pro Benutzer pro Jahr.

Google Apps Marketplace

Zusätzlich zu den bereits genannten Services steht mit dem Google Apps Marketplace ein spezieller Apps Store für Google Apps-Nutzer zur Verfügung, in dem weitere kostenlose oder kostenpflichtige Anwendungen zu finden sind, die der Google Apps Domain hinzugefügt werden können und damit allen Benutzern eines Unternehmens einheitlich bereitstehen.

So können weitere Lösungen wie CRM, Buchhaltungs- oder Projektmanagement-Anwendungen wie ein Plugin mit Google Apps verknüpft werden. Auf Basis einer Einmalanmeldung (Single Sign on, SSO), die jede Anwendung aus dem Marketplace implementiert, benötigt jeder Benutzer einer Google Apps Domain nur einen Account für die Nutzung mehrerer Anwendungen. Darüber hinaus werden damit die Integration sowie die Datensynchronisierung mit Google Apps vereinfacht.

Besonders Google Text & Tabellen und seine ortsunabhängige Echtzeit-Collaboration bietet Unternehmen Vorteile. So erhalten mehrere Benutzer gleichzeitig die Möglichkeit, parallel an demselben Dokument zu arbeiten. Darüber hinaus dient Google Text & Tabellen ebenfalls als Cloud-Speicherplatz für andere Arten von Dateien.

Kein zentraler Speicherort

Aber es gibt natürlich auch Verbesserungspotenzial. Nutzer, die an eine zentrale Organisationsstruktur wie etwa aus der Window-Welt bekannt, gewöhnt sind, werden sich zunächst umstellen müssen. Zwar erhält jeder Benutzer die Möglichkeit, unterhalb seines Accounts eine komplexe Ordnerstruktur aufzubauen, jedoch muss der Zugriff für andere Benutzer hier über Freigaben gesteuert werden.

Es existiert also kein zentraler Speicherort für Dokumente, was nach einer gewissen Zeit sehr unübersichtlich werden kann. Ein Plus besteht in der sehr guten Integration der Services Google Mail, Google Kalender, Google Kontakte und Google Talk in das mobile Betriebssystem Android. Auf Basis eines bidirektionalen Push-Dienstes werden neue E-Mails oder Änderungen im Kalender oder in den Kontakten sofort synchronisiert.

Nach Aussage von Google verwenden bereits mehr als 3 Millionen Unternehmen weltweit eine Google Apps Version, darunter deutsche Firmen wie SinnerSchrader oder Scholz & Friends