Ärger mit E-Mails und Enterprise 2.0

Allerdings herrscht bei der Nutzung von ECM-Systemen bei weitem kein eitler Sonnenschein, wie AIIM einräumt. So erklärte fast die Hälfte der Befragten Schwierigkeiten mit Verwaltung ihrer elektronischen Dokumente zu haben. Speziell die Verwaltung von E-Mails ist bei über der Hälfte der Unternehmen nicht annähernd organisiert. Vielmehr bezweifelt diese Mehrheit, dass wichtige Unterlagen vollständig erfasst, archiviert und auffindbar sind.

Ebenso räumen 75 Prozent der Firmenvertreter ein, dass "moderne Kommunikationskanäle" wie Instant Messaging, Textnachrichten, Blogs und Wikis bisher nicht kontrolliert und der dabei entstehende Content nicht archiviert wird (siehe hier zu den Vor- und Nachteilen von Wikis). "Es ist ziemlich erschreckend, was alles an Informationen in öffentlichen Wikis und Blogs im Namen der Unternehmen unkontrolliert veröffentlicht und geteilt wird", resümiert Miles.

Umsatzrückgang für ECM-Dienstleister

Zwar ist eigentlich die IT für die die Beschaffung, Auslieferung und Einführung von Technik verantwortlich, doch gerade diese neuen Kommunikationsplattformen würden oft auf Eigeninitiative der Anwender unbemerkt in die Unternehmen kommen( siehe auch die Tipps für ein erfolgreiches Enterprise 2.0") Die Folgen können die unkontrollierte Veröffentlichung sensibler Informationen sein sowie der Gefahr eines Datenverlust, da Unternehmensinhalte in diese Plattformen abwanderten statt in den bisherigen Dokumenten-Management-Systemen verwaltet zu werden.

Mit Blick auf die kommenden Monate zeichnet sich laut AIIM ein durchwachsenes Bild im ECM-Markt ab: Danach sollten die Lizenzverkäufe für die Anwendungsgebiete Dokumenten- und Records-Management inetwa das Niveau von 2008 erzielen. Auf Einbußen müssten sich hingegen Hersteller von Scanner-Hardware, unabhängige Beratungshäuser sowie Outsourcing-Dienstleister einstellen. Die Studie mit weiteren Ergebnissen ist als kostenloser Download bei der AIIM erhältlich.