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Zur Lage im Enterprise Content Management

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Unternehmen wollen durch eine digitale Dokumentenverwaltung vor allem Kosten sparen. Doch der Betrieb solcher Systeme und die Kontrolle über E-Mail, Blogs und Wikis bereiten Sorgen.

Die rechtskonforme Dokumentenverwaltung war bis vor kurzem der wichtigste Treiber für Investitionen in Systeme für Enterprise Content Management (ECM), behauptet die renommierte Hersteller- und Anwendervereinigung "Association for Information and Image Management" (AIIM).

Doch laut der aktuellen Untersuchung "State of the ECM industry", für die der Verband 536 Unternehmen verschiedener Größe und Branchen befragte, haben sich die Prioritäten geändert: Demnach ist nun die Hoffnung auf Kosteneinsparungen durch eine Integration von Dokumentenprozessen Grund Nummer eins für Anwender, auf ECM zu setzen (Einen Überblick über die Trends im deutschen ECM-Markt finden Sie hier).

"Momentan versucht jeder durch ECM seine Geschäftsprozesse zu optimieren, auszulagern oder zu beschleunigen. Dieses Vorgehen hat derzeit mehr Bedeutung für Unternehmen als der Ausbau der Geschäftsaktivitäten oder die Erfüllung von Compliance-Anforderungen", erläutere Doug Miles, Director of Market Intelligence beim AIIM und Verfasser der Studie, gegenüber den Kollegen von "ComputerWorld Canada".

Fixe und weiche Kosten senken

Zugleich bestätigten Unternehmen, dass sich ECM-Investitionen auszahlen. So habe man die erhofften Einsparungen bei den Fixkosten erzielen können, indem sich beispielsweise durch eine Digitalisierung de Vorgangsbearbeitung Personalkosten reduzieren ließen. Ebenso habe man bei den "weichen Kostenfaktoren" die Erwartungen weit übertroffen.

Hierzu zählen laut Miles beispielsweise Aspekte wie ein verbesserter Kundenservice oder schnellere Entscheidungswege. "Zwar lassen sich die Einsparungen solcher Maßnahmen nicht genau berechnen, aber es ist doch anzunehmen, dass sich durch den verbesserten Informationszugang manche Panne im Geschäft verhindern ließ."