2. Testlauf ansetzen

Der Moderator einer Videokonferenz ist dafür verantwortlich, dass sich jeder problemlos einwählen kann. Entsprechend sollten alle Teilnehmer mindestens eine Stunde vor der eigentlichen Besprechung testen, ob ihre Installation reibungslos funktioniert.

3. Agenda vorbereiten

Nichts ist zeitraubender als eine schlecht geplante und unstrukturierte Besprechung. Der Moderator einer Videokonferenz sollte - wie bei jedem anderen Meeting auch - allen Teilnehmern eine Agenda zur Verfügung stellen, aus der Zweck und Ziel der anberaumten Konferenz klar hervorgehen. Das hilft, das Gespräch zielgerichtet zu führen sowie Themen auszumachen, die außerhalb der Konferenz weiterverfolgt werden sollten.

4. Grundregeln festlegen

Zu Beginn des virtuellen Meetings sollte der Moderator Hinweise geben, wie die Kommunikation während der Konferenz aussehen soll, und darauf hinwirken, dass alle Teilnehmer die Verhaltensregeln kennen. Dazu gehört beispielsweise, ob Wortmeldungen schon während eines Eingangsvortrags oder erst im Anschluss gewünscht sind.

5. Die richtige Beleuchtung

Eine Videokonferenz, bei der man seinen Gesprächspartner kaum sehen kann, führt am Ziel vorbei. Deshalb sollte die primäre Lichtquelle im Raum aus derselben Richtung kommen, aus der die Kamera aufzeichnet. Dadurch wird das Gesicht des Teilnehmers optimal ausgeleuchtet. Licht von oben hingegen wirft Schatten auf das Gesicht und verzerrt es. Beleuchtung von hinten verdunkelt das Gesicht.