Workflow-Management-Systeme (WFMS) waren ursprünglich dazu gedacht, starre und häufig wiederkehrende Abläufe im Büroalltag zu automatisieren. Die Bearbeitung von Schadensfällen in einer Versicherung ist dafür ein gutes Beispiel. Mittlerweile werden die Lösungen auch in Unternehmensbereichen eingesetzt, wo die Arbeiten flexibler sind. Eine besondere Herausforderung für WFMS stellt der Sektor Finanzen und Controlling dar. Hier kommt es den Hamburger Wissenschaftlern zufolge nicht nur darauf an, wie der Durchlauf einer Vorgangsakte durch Abteilungen abgebildet werden kann. Besonders wichtig ist in diesem Umfeld auch der Umgang mit den Workflow-Inhalten, also den unternehmenskritischen Daten.
Schon aus rechtlichen Aspekten sollten die in Frage kommenden Workflow-Systeme für Datenkonsistenz über verteilte Unternehmensbereiche hinweg, überwachte Dateneingabe mit Plausibilitätsprüfung, revisionssichere Ablage und reproduzierbare Prozesse sorgen können. Zwei weitere Auswahlkriterien gilt es zu beachten: Die im Workflow anfallenden Daten müssen für eine bedarfsgerechte Auswertung adäquat abgelegt werden, und es sollte eine problemlose Integration von Anwendungen insbesondere von Analyse- und Berichtssoftware sowie ERP-Systemen möglich sein.
Verschärfte Bedingungen
Es liegt nahe, dass diese im Vergleich zum automatisierten Dokumenten-Routing verschärften Workflow-Anforderungen die Zahl der geeigneten Produkte stark eingrenzen. Eine bewertende Marktübersicht durch die Technische Universität Hamburg-Harburg kam deshalb zustande, weil die Wissenschaftler zuvor mit einer entsprechenden Untersuchung in einem internationalen Konzern (über 10000 Mitarbeiter) beauftragt worden waren. Dort hatte man Defizite bei der Leitung der Tochtergesellschaften und Beteiligungen festgestellt, die auf eine mangelnde Prozess- und Bearbeitungsunterstützung zurückgeführt wurden. Relativ schnell wurde klar, dass sich dieses Defizit über die Prozesssteuerungs- und Integrationsfähigkeiten eines Workflow-Management-Systems beseitigen lassen würde.
Zunächst wurde das Anforderungsprofil eines Pflichtenhefts an 25 Hersteller beziehungsweise deren Implementierungspartner von Workflow-Management- oder verwandten Systemen verschickt. Welche Rolle dabei die Partner spielen, zeigt sich am Beispiel des Staffware-Produkts, das als zentrales System einer Gesamtlösung der E-Fact GmbH und der UBS GmbH vertreten ist, und deshalb in der Beurteilung unterschiedlich abschneidet. Insgesamt kamen 18 Rückmeldungen zur Auswertung.
Das Ergebnis dieses ersten Bewertungsschritts: Die Systeme verfügen auf den ersten Blick über umfangreiche Features zur Prozessunterstützung. Schwächen zeigen sich erst bei der Aufschlüsselung der im Pflichtenheft abgefragten "Sichten" (siehe Tabelle Seite 15 unten). So sammelt die "Anwendersicht" die am Arbeitsplatz benötigten Funktionen. Zur "Steuerungssicht" zählen Komponenten, die den Fortschritt des Gesamtprozesses überwachen, und die "Administrationssicht" widmet sich der Systempflege und -verwaltung. Drei weitere Gliederungspunkte sind die "Modellierungssicht" auf die Workflow-Entwicklungwerkzeuge, die "Implementierungssicht" sowie die "technische Sicht", unter die Aspekte wie unterstützte Hardware, Software und Security-Tools fallen.
Wenig Schwächen im Spitzenfeld
SAP führt die Tabelle an. Die Komponente "Business Workflow" der Walldorfer deckt 99 Prozent der Anforderungen ab. Es folgen Staffware, Promatis, Transflow und GFT Solutions - sie alle liegen deutlich über 90 Prozent. IBM belegt mit "MQ Series Workflow" (90 Prozent) Platz zehn. Auf den Folgepositionen werden die Defizite immer deutlicher. Am schlechtesten schneiden die Lösungen von Kühn & Weyh GmbH, Intraware AG und AIC GmbH ab, Letztere erfüllt nur noch 42 Prozent der Gesamtanforderungen.
Die eigentliche Prüfung erfolgte in einer zweiten Kür, in der die vier besten Anbieter dieser Rangliste aufgefordert wurden, eine Beispielanwendung nach einem vorgegebenen Muster zu erstellen. Damit konfrontiert waren der Spitzenreiter SAP, Staffware mit der Process Suite, Transflow (ehemals Ley GmbH) mit Cosa Workflow sowie "Panagon"-Hersteller Filenet. Die ursprünglich im Gesamt-Ranking auf Platz drei liegende Promatis AG mit ihrer "Income Suite" wurde außen vor gelassen, da ein Verkauf an die Schweizer Firma Get Process AG stattgefunden hat und die Zukunft des Produkts deshalb nicht klar bewertet werden konnte. Ähnlich verhält es sich mit GFT Solutions, das eine Lösung auf Basis von "Powerwork" anbietet, wobei die Powerwork AG kürzlich von Ixos übernommen wurde.
Erreichten die vier ausgewählten Hersteller in der ersten Disziplin, dem abgefragten Funktionsumfang, noch eine Abdeckung von über 90 Prozent, sah das Ergebnis der Beispielanwendung deutlich schlechter aus. Cosa und SAP Business Workflow erfüllten hier 63 Prozent aller Anforderungen, Panagon 59 und Staffware 55 Prozent.
Cosa für heterogene Systemumgebung
Dennoch bezeichnen die Hamburger Experten Cosa Workflow als ein empfehlenswertes Produkt, besonders dann, wenn heterogene Systeme in einem Unternehmen über Workflow zusammengeführt werden sollen. Die Studie lobt vor allem das Werkzeug zur Generierung von Schnittstellen etwa zu ERP- und Dokumenten-Management-Systemen. Lediglich die Komponente zur Modellierung eines Workflows wird kritisiert. Cosa arbeitet hier mit Petri-Netztechnik, wobei bestimmte Objekte und Kontrollflüsse vom System vorgegeben sind. Ferner lassen sich die definierten Workflows in einer Bibliothek zur Wiederverwendung ablegen. Dennoch erschien den Prüfern der Modellierungsaufwand im Vergleich zu den anderen Systemen recht hoch. Das soll sich jedoch ändern: Auf der letzten CeBIT stellte Transflow ein neues Tool vor, bei dem sich zum Beispiel der technische und der inhaltliche Teil einer Prozessmodellierung trennen lassen. Auf diesem Weg können Geschäftsprozesse von Fachabteilungen oder Beratern gestaltet werden, während die DV-Mitarbeiter den Workflow technisch vervollständigen.
Auch das Cosa-Portal als Web-Schnittstelle wird als gute Lösung bezeichnet. Es bietet dieselben Funktionen wie ein lokal installierter Client. So besteht die Möglichkeit, dem Anwender im Web-Zugriff eine individuell gestaltete Seite anzuzeigen, etwa eine am Windows-Frontend verwendete Excel-Datei im HTML-Format.
Für SAP Business Workflow implementierte die CTI AG die Beispielanwendung - sie arbeitet seit der Produkteinführung eng mit den Walldorfern zusammen. Business Workflow gehört als Basisanwendung zum Mysap-Paket, weshalb nur geringe zusätzliche Kosten anfallen: Namentlich bekannte Benutzer können das Workflow-System Web-basierend über einen "Dummy-User" ansprechen. Letzterer wird für die Transaktionen in den einzelnen R/3-Modulen benötigt, da diese einen lizenzpflichtigen Benutzer voraussetzen.
Als Vorteil erweist sich natürlich die enge Verzahnung des Workflows mit dem gesamten R/3-System. Die Benutzeroberflächen sind identisch, außerdem lassen sich die bereits vorhandenen Datenbanken verwenden. Die daraus resultierenden Pluspunkte liegen auf der Hand: Neben dem geringeren Implementierungsaufwand ergeben sich Synergieeffekte in der Administration und Wartung.
Im Bereich Modellierung bieten sich ähnliche Optionen wie bei Cosa. Auch hier können Aufgaben anhand vorgegebener Objekte und Kontrollflüsse definiert und anschließend in einer Bibliothek hinterlegt werden. Zusätzlich lassen sich über Abap individuelle Abläufe programmieren. Die gesamte Modellierung erfolgt objektorientiert, unterstützt also auch Vererbungsmechanismen. Was in anderen Workflow-Produkten nur indirekt etwa über Bapi-Schnittstellen möglich ist, ist im Business-Workflow-System bereits hinterlegt: der direkte Aufruf von R/3-Transaktionen.
In der R/3-Welt zuhause
Der Zugriff erfolgt über das SAP-GUI oder einen Browser. Letzterer zeigt die Oberfläche als HTML-Dokument an und lässt sich von der Darstellung des Fat Client bis zu einer auf den Posteingangskorb beschränkten Arbeitsumgebung reduzieren. Zusätzlich wird über die individuelle Gestaltung von Web-Formularen eine spezifische Anpassung der Oberfläche unterstützt. Auch hier können R/3-Transaktionen eingebunden werden.
Im Ergebnis beurteilen die Hamburger SAP Business Workflow als ein sehr leistungsstarkes und ausgereiftes Produkt. Allerdings empfehle es sich nur, wenn ein Großteil des Ablaufs innerhalb der SAP-Welt erfolgt und R/3 unternehmensweit eingesetzt wird.
Bei Filenets Panagon weisen die Autoren darauf hin, dass es sich noch nicht um die im Frühjahr angekündigte "P8"-Version handelt, mit der der Hersteller eine neue objektorientierte Architektur eingeführt hat. Panagon ist eine modular aufgebaute Komplettlösung für den Bereich Enterprise-Content-Management. Die Systemarchitektur des untersuchten Release entspricht etwa der des Cosa-Produkts und arbeitet mit einer zusätzlichen Dokumentendatenbank, in der die Workflow-Inhalte, also die Controlling-Informationen, gespeichert werden. Für Abfragen und Auswertungen werden sie zusätzlich in einer relationalen Datenbank abgelegt.
Zur Workflow-Modellierung wird anders als bei Cosa der Gesamtprozess in viele Unterprozesse gegliedert, die über Schnittstellen miteinander verknüpft sind. So bleiben auch komplexe Abläufe übersichtlich. Der Zugriff erfolgt komplett Web-basierend. Jede Komponente der Anwendung ist im Browser bedienbar, eine Client-Installation damit nicht erforderlich. Die individuelle Gestaltung der Oberfläche unterstützt ein Werkzeug zur Erstellung von Formularen.
Keine klare Zielorientierung
Im Resümee beurteilen die Experten Panagon als ein dokumentenorientiertes System, das die gestellten Anforderungen technisch erfüllt und aufgrund seiner leistungsfähigen Workflow-Engine, der zahlreichen Sprachpakete und der Supportstrukturen besonders für international agierende Großunternehmen interessant sein kann. Hervorgehoben werden der modulare Aufbau des Systems. Neben dem Umstand, dass noch nicht alle Module voll einsatzbereit waren, wird im speziellen Anwendungsfall jedoch kritisiert, dass eine klare Zielorientierung gefehlt hat. Konkret habe man nicht richtig verstanden, welche Ziele mit einem Workflow im Controlling erreicht werden sollten und welche Features dafür genutzt werden können. Ein weiterer Nachteil sei die häufig vorkommende Implementierung über kleinere Vertriebspartner, was nicht zu der internationalen Produktausrichtung passe.
Die vom Staffware-Partner E-Fact GmbH vorgestellte Lösung umfasst Staffwares Workflow-Produkt, das "Aris Toolset" sowie die Eigenentwicklung "Processinaction". Auch hier erfolgt die Ablage der Berichtsdaten in einer relationalen und die der Workflow-Informationen in einer separaten, vom Anbieter allerdings nicht näher spezifizierten Datenbank. Prozesse, Organisations- und Datenstrukturen werden mit Hilfe der Aris-Tools modelliert und über eine Schnittstelle (Processinaction) in die Staffware-Engine exportiert. Bevor jedoch der Workflow in Gang gesetzt werden kann, müssen die Modelle in der Modellierungskomponente von Staffware nachbearbeitet werden. Die Hamburger räumen ein, dass dieses Vorgehen eine gute Projektdokumentation zur Folge haben kann, dennoch werde die Einbindung eines zusätzlichen Werkzeugs als recht umständlich empfunden.
Die Maskendefinition beruht auf Web-Techniken. Zwei Zugriffsvarianten hält das System bereit: Seltene Benutzer werden per E-Mail über die zu erledigende Aufgabe benachrichtigt, wobei ein Link auf die entsprechende Seite der Aufgabe mitverschickt wird. Bei häufigem Zugriff auf eine Aufgabe steht ein Web-basierender Posteingangskorb zur Verfügung.
Staffware protokolliert die einzelnen Workflow-Schritte, so dass sie sich zwar nachvollziehen lassen, die Übersichtlichkeit jedoch aufgrund der fehlenden grafischen Unterstützung leidet. Insgesamt sei Staffware sinnvoll in Umgebungen, wo es um eine hohe Anzahl zu verarbeitender Workflow-Instanzen geht. Die Umsetzung der Beispielanwendung durch E-Fact erfülle fast alle Anforderungen, mit dem Cosa-Produkt sei die Aufgabe jedoch besser gelöst worden. (ue)
Die Studie
Auslöser für die Marktanalyse "Workflow-Management-Systeme im Controlling" am Arbeitsbereich Fertigungstechnik 1 der Technischen Universität Hamburg-Harburg war eine Untersuchung in einem internationalen Konzern, bei dem die im Controlling festgestellten Defizite durch ein Workflow-System beseitigt werden sollten. Die Autoren Niko Davids, Axel Friedewald, Jens Bodo Koch und Mathias Kurzewitz leiten die Studie mit einem Überblick über die Grundlagen des Workflow-Managements, dessen Einsatzgebiete und Potenziale ein. Das eigentliche Produkt-Ranking erfolgt über die Auswertung einer Anbieterbefragung sowie auf Basis eines Anwendungsbeispiels, das die vier besten der Rangliste umsetzen sollten. Beurteilungskriterien und Detailergebnisse lassen sich in einem ausführlichen Anhang nachvollziehen. Herausgeber der Studie ist Christian Nedeß, weitere Informationen lassen sich unter www.ft1.tu-harburg.de abrufen.
Abb.1: Referenzmodell
Die Workflow Management Coalition (WFMC) definiert fünf Schnittstellen für eine Workflow-Engine. Quelle: WFMC
Abb.2: Fünf Sichten auf Workflow-Produkte und wie viel sie jeweils erfüllen
Quelle: TU Hamburg-Harburg