Ein heißes Thema versprechen das Management und die Erfassung geschäftrelevanter E-Mails zu werden, da Anwender bisher kaum wissen, wie sie sich gegen die E-Mail-Flut wehren können. "Kein Anbieter wird auf Dauer überleben können, wenn er seinen Kunden keine Lösung zur Mail-Verwaltung anbietet", glaubt ECM-Experte Zöller. Laut Manfred Zerwas, Geschäftsführer von SER Solutions, wünschen sich Anwender ferner, die wichtigen Informationen aus den überlicherweise zu 80 Prozent unstrukturiert vorliegenden Dokumenten automatisiert für Entscheidungsprozesse verdichten und bereitzustellen zu können. Dazu muss ECM-Software inhaltliche Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Dokumenten entdecken können, die von ganz verschiedenen Urhebern stammen. "Die größte Herausforderung der IT ist nicht die Informationsflut, sondern der intelligente Umgang mit ihr."

Wenn der Wirtschaftsprüfer kommt

Hinzu kommen Rechtsvorschriften, die einen sorgfältigen und nachvollziehbaren Umgang mit geschäftlichen Unterlagen erfordern. Diese werden vor allem von Wirtschaftsprüfern mittlerweile hartnäckig verlangt. Neben der gewohnten Archivierungspflicht laut Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) müssen sich Firmen künftig um mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit in ihren Geschäftsabläufen kümmern. Stichworte sind hier Basel II, Sarbanes Oxley Act und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), wobei Letztere bisher in der Praxis noch sehr pragmatisch gehandhabt werden.

Einfluss auf den Einsatz von ECM-Lösungen werden auch EU-Richtlinien wie diejenige haben, die die Grundlage zur umsatzsteuerkonformen elektronischen Rechnungslegung und Archivierung gelegt hat. Das Bürgerliche Gesetzbuch definiert zwar keine Aufbewahrungspflichten, trotzdem kann der Anwender in Beweisnot kommen, falls er Dokumente nicht mehr vorliegen hat. Unternehmen sollten daher aus eigenem Interesse aufbewahrungswürdige (geschäftskritische) Dokumente sorgfältig erfassen und archivieren, auch wenn dies nicht vorgeschrieben ist. So sagen heute manche Finanzverwaltungen zu Recht, dass E-Mails steuerrelevante Unterlagen enthalten können (Mail mit Reisekostenabrechnung) und daher eigentlich GoB-konform aufgehoben werden müssten.

Von CW-Redakteur Sascha Alexander