Mit Teamwork Wissen sammeln

Wie Social-Business-Software zum Erfolg wird

23.01.2013 | von 
Konstanze Kulus
Konstanze Kulus ist Redakteurin der saalto Agentur und Redaktion GmbH.
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Mit Social-Business-Software und der Integration von Anwendungen können Unternehmen ihre Effizienz und Gewinne steigern. Allerdings nur dann, wenn "Social Collaboration" von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Tipps zur Planung und Softwareauswahl finden Sie hier.

Großunternehmen und Konzerne sind schon seit einiger Zeit mit dem Social Business vertraut: Mit Hilfe von Social-Business-Tools vernetzen sie Mitarbeiter sowohl abteilungs- als auch standortübergreifend und verbessern die Kommunikation. Dies geschieht in erster Linie mit dem Ziel, damit zu einer Effizienz- und Gewinnsteigerung beizutragen. Doch wie sieht es mit dem Mittelstand aus? Können auch mittelständische Betriebe von der Social Collaboration profitieren, und welche Voraussetzungen müssen für den nachhaltigen Einsatz von Social-Business-Software geschaffen werden?

Zum besseren Verständnis von Social Business müssen im Vorfeld einige Begriffe beschrieben werden:

Zusammenarbeit einer Personengruppe per Software über räumliche und zeitliche Grenzen hinweg.
Software zum Aufbau und zur Pflege von Gemeinschaften.
Einsatz der Social Software zur Abwicklung von Projekten, für Wissens-Management und zur Kommunikation im Unternehmen.
Aktivitätsanzeige die Mitgliedern des Portals die neuesten Aktivitäten anzeigt.

Unabhängig von der Größe einer Firma ist eine gute Unternehmenskultur für den wirtschaftlichen Erfolg enorm wichtig. Der Grund: Mitarbeiter werden so in die Lage versetzt, Kunden noch besser und zielgerichteter zu betreuen. Das soziale Umfeld, also das komplette Team, sowie viele weitere soziale Aspekte prägen den Arbeitsalltag und tragen durch eine offene und authentische Führungsebene zu einer stärkeren Identifikation mit dem Unternehmen bei. Dieser Verzicht auf ein reines Top-down-Management zugunsten flacher Hierarchieebenen kann zu einer besseren Stimmung im Unternehmen führen.

Neben diesen weichen Faktoren gilt inzwischen allerdings auch eine gut funktionierende IT-Infrastruktur als wesentliche Voraussetzung, die zum Wohlbefinden der Mitarbeiter sowie und zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Allerdings handelt es sich bei der Unternehmenskultur um keinen starren Zustand, sondern um einen sich verändernden Faktor, weil jede Firma immer wieder neue Erfahrungen macht, die Lernprozesse auslösen und in neue Schlussfolgerungen münden. An diesem Punkt kommt Enterprise 2.0 beziehungsweise die Social-Business-Software ins Spiel. Sie soll durch eine beschleunigte Kommunikation und einen direkteren Austausch des Teams unter anderem dazu führen, dass Erfahrungen und Wissen zentral festgehalten werden und bei Bedarf immer wieder jedem Unternehmensmitglied zur Verfügung stehen.

Akzeptanz für Teamarbeit schaffen

Bei zahlreichen Unternehmen und ihren Mitarbeitern konnte das Prinzip des Enterprise 2.0 aufgrund der schnelleren und geradlinigeren Kommunikation sowie einer größeren, geteilten Wissensbasis schon hohe Akzeptanz erlangen. Überzeugt hat ferner die kostensensible Kopplung verschiedener Funktionen, die früher in separaten Lösungen parallel gepflegt werden mussten. Insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das Einverständnis der Mitarbeiter mit dem Einsatz von Social-Business-Softwarelösungen enorm wichtig, damit es überhaupt zu positiven Effekten in der Kommunikation kommen kann.

Als sinnvoll empfunden wird eine Lösung dann, wenn sie die Mitarbeiter unterstützt, sie aber nicht mit allzu vielen Funktionen und Möglichkeiten überfordert. Bei der Einführung einer Social Software sollte demnach darauf geachtet werden, dass das Lösungsangebot exakt die Anforderungen im Unternehmen erfüllt. Hier kann auch eine Befragung der Mitarbeiter im Vorfeld der Produktauswahl helfen. Je kleiner das Team, desto mehr muss für die Nutzung des Angebots geworben werden. Zu starke Vorschriften können eine ablehnende Haltung erzeugen.

Modulare Softwarelösungen sind von Vorteil

Ist dieser Punkt geklärt, empfiehlt es sich, Anbieter zu vergleichen und eine Social-Software auszuwählen, die modular zusammengestellt werden kann. Auf diese Weise ist die Lösung nicht nur maßgeschneidert, sondern zudem jederzeit um zusätzliche Module erweiterbar. Außerdem sind schon an dieser Stelle erste Kosteneinsparungen möglich, weil nur das erworben wird, was wirklich benötigt wird. Ebenfalls wichtig ist eine intuitive Bedienung des Systems: Das Stichwort der Usability gilt auch für Social-Business-Lösungen. Ist ein System ohne Schulung leicht verständlich und einsetzbar, sind die Mitarbeiter eher bereit, es aktiv zu nutzen.

Anwendungsgebiete für den Mittelstand

Foto: Fotolia/Kenishirotie

Eine "Rundum-sorglos-Lösung", die wirklich jeden Unternehmensbereich abdeckt, ergibt für kleine und mittelständische Betriebe sicher erst ab einer gewissen Größe Sinn. So wäre es beispielsweise bei wenigen Mitarbeitern, die alle an demselben Standort arbeiten, überdimensioniert, die Buchhaltung oder Urlaubsverwaltung über eine Enterprise-2.0-Lösung zu betreiben. Hingegen kann es bereits in kleinen Teams sehr sinnvoll sein, Wissen zu sammeln und zu speichern, eine Datenbank zu pflegen und Dokumente zu verwalten.

Erfolgreiche Gruppenbildung für mehr Kommunikation und Wissen

Foto: Fotolia/Kurhan

So greifen in einer Intranet-Enterprise-2.0-Lösung beispielsweise Kommunikationsbausteine ineinander, die ansonsten parallel gepflegt werden müssten. Der Austausch kann über Chats oder Messaging-Funktionen ebenso erfolgen wie über persönliche Nachrichten innerhalb des Systems, die der E-Mail ähnlich sind. Statt allerdings E-Mails für Gruppenentscheidungen zu nutzen und die Kommunikation unnötig zu verlängern, werden innerhalb der Software offene oder geschlossene Gruppen eröffnet und Mitglieder eingeladen, so dass hier direkter und schneller eine Lösung herbeigeführt werden kann. Für den Mittelstand ist es sicher von Nutzen, wenn dabei auch Kunden und Dienstleister eingebunden werden, was bei einigen Anbietern wie zum Beispiel TeamLab oder xelos.net business möglich ist.

Activity Streams halten auf dem Laufenden

Social-Software-Angebote haben ihren Ursprung oft in Funktionen, die sich an Social-Media-Netzen orientieren. So kann ein mittelständisches Unternehmen seine Mitarbeiter mit sogenannten Activity Streams auf dem Laufenden halten: Direkt auf der Portalstartseite eines Mitarbeiters blendet der Activity Stream neue Postings oder Aktionen der Organisationsmitglieder ein, auch Aktivitäten in Gruppen werden angezeigt. Damit erfahren Teammitglieder sofort, wenn sich in einem Projekt etwas Neues getan hat, und können sich weiterführend informieren.

Wissens-Pool hilft Zeit und Geld sparen

Wikis, Blogs und Foren, die ihren Ursprung ebenfalls im sozialen Netz haben, können sich auf dieselbe Weise positiv auf die Kommunikation in mittelständischen Firmen auswirken. Klassische Anwendungsbeispiele sind hier Nachfragen zu einem Projektstatus, die für jeden Beteiligten einsehbar sind, Fragen zu Problemen oder Vorgängen, die über diese Wege direkt geklärt werden können, oder der Austausch zu fachspezifischen Themen.

An dieser Stelle eröffnet sich eventuell weiteres Potenzial für Kosteneinsparungen: Anhand der Social-Business-Softwarelösung gespeichertes Know-how zu Fachthemen steht langfristig zur Lektüre zur Verfügung, selbst dann, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Da die Inhalte für jedermann zugänglich sind, wird das Wissen jedes Mitarbeiters gefördert und können zahlreiche Personen jederzeit und je nach Bedarf mit Informationen versorgt werden. Wissen muss darüber hinaus nicht neu erarbeitet werden, was für neue Team-Mitglieder eine Zeit- und die Geschäftsführung eine Kostenersparnis bedeutet.

Kundendaten verwalten und Projekte abwickeln

In einer Social-Software-Lösung können Kundenkommunikation, interner Austausch, organisatorische Aufgaben und vieles mehr gleichzeitig abgewickelt werden. So verfügen einige Anbieter über ein integriertes CRM-System, in dem alle Kontakte angelegt und verwaltet werden. Damit werden erforderliche Ansprechpartner über eine Suchfunktion inklusive aller Kontaktdaten schnell gefunden.

Im Idealfall zeigt eine Historie innerhalb des Kontakts zudem, welchen Fortschritt ein Projekt gemacht hat, welche Themen mit Kunden oder Dienstleistern zuletzt besprochen wurden und welche Dinge eventuell noch zu klären sind. Ferner lassen sich hier auch projektspezifische Dokumente und Verträge einsehen. Damit kann erneut die interne Abstimmung gestrafft und beschleunigt werden, was sich bei kleinen und mittelständischen Unternehmen bereits ab wenigen Mitarbeitern lohnt.

Dokumenten-Management integrieren

Foto: Benjamin Haas, Fotolia.com

Auch in der Koordination von Projekten kann Social-Business-Software den Mittelstand unterstützen, und zwar auch über die bereits erwähnten Gruppen hinaus. Zum Beispiel führt ein in die Social Software integriertes Dokumenten-Management-System dazu, dass Dateien und Dokumente sicher ausgetauscht und versionsgetreu oder parallel bearbeitet werden können. Stellt ein Mitglied eines Projektteams ein aktualisiertes Dokument ins System, werden andere Mitglieder darauf schon direkt auf der Startseite per Activity Stream aufmerksam gemacht.

Buchhaltung, Reisekosten, Urlaubs- und Projektplanung inklusive

Mittelständler, die ihre Buchhaltung intern abwickeln, können die Fibu bei einigen Anbietern direkt mit der Social-Business-Software verknüpfen - wovon auch Mitarbeiter über die Finanzabteilung hinaus profitieren. Dazu legen einige Lösungen zum Beispiel Personalakten je Mitarbeiter an, die jeweils die vertraglich geregelten Arbeitszeiten sowie Urlaubstage dokumentieren. Mit einer Zeiterfassung werden Arbeitszeiten sowie Projektaufwände je Mitarbeiter registriert und wiederum über ein Zeitkonto eingebucht und einzelnen Projekten zugeordnet.

Ist darüber hinaus eine Verwaltungsfunktion von Urlaubsanträgen integriert, wird Mitarbeitern der Umgang mit mehreren Lösungen erspart, ebenso wie die Einsatzplanung für Projekte erleichtert wird. Ähnlich verhält es sich bei der Reisekostenabrechnung, in der Spesen und Fahrtkosten in digitaler Form eingereicht und durch den Verantwortlichen abgezeichnet sowie an die Buchhaltung übergeben werden. Viele weiterführende Lösungen lassen im Anschluss die direkte Rechnungsstellung mit anderen Softwarelösungen zu.

Fazit und Tipps

Verschiedene Lösungsanbieter für Social-Business-Software richten ihre Produkte vor allem am Mittelstand aus. Solche Tools bieten zahlreiche Funktionen, die Kunden bei der Effizienzsteigerung sowie Optimierung ihrer Kommunikation unterstützen. Allerdings lohnt sich der Einsatz einer Social-Business-Software nur, wenn intern auch der Grundstein dafür gelegt ist.

Befürchtet die Unternehmensführung zum Beispiel, dass Mitarbeiter durch die Intranet-Plattform eher Zeit verlieren statt zu gewinnen, sollte auf eine Social-Business-Lösung verzichtet werden. Denn diese setzt die starke Beteiligung des Teams voraus und funktioniert nur dann, wenn alle im Unternehmen tätigen Personen Inhalte einbinden, pflegen und mit Kollegen diskutieren. Voraussetzungen für die Funktionalität an einer Lösung können nicht pauschal genannt werden. Hier gilt es, die Anforderungen für jeden Betrieb individuell zu bestimmen und die passende Lösung für das Unternehmen herauszufiltern.

Tipps zur Softwareauswahl:

  • Anforderungen an die Lösung bestimmen.

  • Mitarbeiter befragen.

  • Lösungsanbieter vergleichen.

  • Kompatibilität mit bereits eingesetzter Software prüfen.

  • Abteilungsübergreifend denken und handeln. (pg)