Verträge sorgfältig prüfen
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Auswahlphase sind die Vertragsbedingungen des Anbieters. Sie sind vor allem bei Anforderungen entscheidend, die in einem bestimmten Termin- und Kostenrahmen umzusetzen sind. Was nicht vertraglich abgesichert ist, kann im Zweifelsfall auch nicht gefordert werden.
Dabei gilt es, die Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen. Steht etwa in den Bedingungen des Anbieters, dass der Auftraggeber das Projekt-Management bei der Softwareeinführung selbst übernimmt, obwohl er dafür weder das notwendige Know-how noch die Ressourcen hat, müssen die Vertragsbedingungen entsprechend geändert werden. Auch nutzen günstige Einführungskosten nichts, wenn die Erweiterung von Nutzungsrechten oder die Wartung von ergänzenden Programmierarbeiten hohe Folgekosten verursachen.
Rechtliche Präzision lohnt sich
Speziell der Mittelstand vernachlässigt juristische Anforderungen entweder ganz, oder er beschränkt sich auf Fragen der Gewährleistungs- und Haftungsrechte. Da solche Ansprüche aber immer erst greifen, wenn eine vertragliche Leistungspflicht verletzt worden ist, kann sie der Anbieter leicht aushebeln, indem er etwa Qualitäts- und Terminzusagen aufweicht oder Zuständigkeiten für Projektaufgaben auf den Auftraggeber verlagert. Sind die juristischen Anforderungen aber genau definiert, ist nur noch zu prüfen, ob der Anbieter vertraglich die Erfüllung zugesichert hat. Ist dies nicht der Fall, müssen die Parteien nachverhandeln - oder der Anbieter ist aus dem Rennen.
Da es in den Verhandlungen vorrangig darum geht, die Anforderungen vertraglich abzusichern, kommt es dabei weniger auf konkrete Formulierungen an, sondern vor allem auf den Inhalt. Der Jurist des potenziellen Käufers hat die Aufgabe, die Bedingungen des Anbieters für alle Beteiligten in eine verständliche Sprache zu übersetzen. Bei inhaltlichen Differenzen über kaufmännische und technische Punkte versucht er, Kompromisse zu finden. Diese wandelt er dann in Vertragssprache um und einigt sich mit dem Juristen der Gegenseite auf die passende Formulierung.
Softwareanbieter verwenden oft keine Projektverträge für die Einführung, sondern gesonderte Verträge über Implementierungsleistungen und Softwarepflege. Für den Auftraggeber birgt das das Risiko, dass die Verträge nicht aufeinander abgestimmt sind und der Anbieter nicht die volle Ergebnisverantwortung für die Einführung trägt. Scheitert eine Teilleistung - etwa die Programmierung einer nicht standardmäßigen Zusatzfunktion -, kann sich das auf die übrigen Vertragsleistungen auswirken. Zudem lässt sich aus Sicht des Auftraggebers nur der Servicevertrag stornieren, auf den Kosten für die übrigen Teilleistungen bleibt der Kunde sitzen.
Eigene Einkaufsbedingungen
Um sich den wiederkehrenden Aufwand für die Prüfung und Verhandlung zu sparen, kann der Auftraggeber kann auch eigene Einkaufsbedingungen entwickeln. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Bedingungen die individuellen Geschäftsmodelle des Anbieters berücksichtigen und sich der Vertrag flexibel gestalten lässt. Durch einen modularen Aufbau - etwa in Form eines Rahmenvertrags mit Leistungsscheinen - lassen sich auch spezifische Anforderungen umsetzen, ohne jedes Mal das gesamte Vertragswerk neu erstellen zu müssen.
Schließlich der Vertragsabschluss
Nach der Auswahl des Anbieters unterzeichnen beide Parteien den Vertrag über die Umsetzung der Softwareeinführung. Es empfiehlt sich, den gesamten Angebotsprozess und die dabei ausgetauschten Informationen sauber zu dokumentieren und zu archivieren. Diese Unterlagen können bei späteren Meinungsverschiedenheiten über die Auslegung des Vertrags herangezogen werden. (sp)