IT-Einkauf Teil 2

Wie Sie den passenden Anbieter finden

15.05.2009
Von Jürgen  Beckers und Gerry Wallner

Die Vorgaben zum Angebot

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Ausschreibungsdokumente sind die Vorgaben zum Angebot. Sie beziehen sich auf den Umfang und die Struktur des Angebots sowie auf Nutzungsrechte und Lizenzkosten.

Angebotsvorgaben

  • Umfang und Struktur des Angebots;

  • Vertragsstruktur: Projektvertrag oder Einzelverträge für Lizenz, Pflege, Implementierung und Schulung?

  • Nutzungsrechte (Lizenzmodelle);

  • Softwarebezugsmodell (Kauf oder Miete);

  • Lizenzkosten und Ausgaben für Nutzungserweiterungen;

  • Implementierungskosten;

  • Betriebskosten und Grenzen für eventuelle Preissteigerungen;

  • Verbindlichkeit der Aufwands- und Kostenschätzungen;

  • Vertraulichkeitsverpflichtungen;

  • Dauer der Gültigkeit.

Die vollständigen Ausschreibungsdokumente werden anschließend an potenzielle Lösungsanbieter versandt, die ihre Angebote gemäß den vorgegebenen Anforderungen einreichen. Oft hat der Auftraggeber bereits eine Shortlist aus favorisierten Anbietern erstellt, die er als Erste anschreibt.

In der nachfolgenden internen Bewertungsrunde werden die in Frage kommenden Kandidaten mit Hilfe einer Bewertungsmatrix verglichen. Ein Punkteschlüssel, der die Gewichtung vordefiniert, gewährleistet ein aussagekräftiges Verfahren.

Die Endrunde der Auswahl

Die Anbieter, die nach diesem Vergleich in die engere Auswahl kommen, werden anschließend erneut eingeladen. Aus ihnen macht der Auftraggeber den Anbieter ausfindig, mit dem er ernsthaft verhandeln will. Mit Hilfe von Produktpräsentationen, der Installation von Prototypen und Referenzprojekten kann er prüfen, ob und wie die jeweilige Standardsoftware seine Anforderungen erfüllt. Typische Fragen sind dabei: Wie bildet die Software Kernprozesse des Unternehmens ab? Muss der Kunde Abweichungen von geschäftlichen Anforderungen hinnehmen, oder kann er sie durch individuelle Anpassungen korrigieren? Wie leicht lässt sich die Software konfigurieren und parametrisieren? Wie gut funktionieren Schnittstellen zu bestehenden Systemen? Wie sehen die Benutzeroberflächen aus? Wie hoch ist der Schulungsaufwand?

Es empfiehlt sich, alle Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten sollen, sowie die Entscheider der betroffenen Geschäftsprozesse, von Anfang an in den Auswahlprozess zu involvieren. Bei größeren Anschaffungen sollte der interne Projektleiter auch das Topmanagement einbeziehen. Nur dann ist garantiert, dass die Geschäftsleitung das Vorhaben unterstützt.

Ist der Auftraggeber in der Endrunde mit keinem der Bewerber voll und ganz zufrieden, sollte er den gesamten Auswahlprozess wiederholen. Das bedeutet zwar einen Zusatzaufwand, ist unterm Strich aber billiger als eine Entscheidung für den falschen Anbieter, die in der Regel hohe Folgekosten nach sich zieht.