ELOprofessional 6.0
Die Firma ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart bietet mit ihrem DMS-Portfolio Systeme für Unternehmen verschiedener Größen an. Mit dem Produkt "ELOoffice" werden Freiberufler und kleine Betriebe adressiert. Multinationale Konzernen steht das "ELOenterprise" zur Verfügung, das auf Java und einer Service-Orientierte-Architektur (SOA) basiert. Für Mittelstandskunden stellt das Unternehmen die Version "ELOprofessional" zur Verfügung.
Das besondere an den Produktlinien ist, dass Daten und Strukturen flexibel untereinander ausgetauscht werden können, da die Systemarchitekturen der verschiedenen Versionen aufeinander aufbauen. Interessant ist dabei auch die Tatsache, dass seit dem aktuellen Release 6.0 die bewährte J2EE-Technologie der Enterprise-Version in der Professional-Edition zum Einsatz kommt. Damit stehen Mittelständlern Erweiterungsmodule (etwa die SharePoint-Integration) zur Verfügung, die früher nur für das Highend-System erhältlich waren.
Kernstück der Server-Architektur ist der "ELO Index Server". Dieser beinhaltet die Business-Logik für das Dokumenten-Management sowie den aktiven Workflow-Server. Seine Funktionen werden über eine SOAP-Schnittstelle zur Verfügung gestellt, die sowohl für ELO-Komponenten als auch für Partnermodule zum Einsatz kommen. Unterstützt werden dabei die SQL-Datenbanken von Oracle und Microsoft. Das System führt alle geschäftsrelevanten Daten in einem zentralen Unternehmensarchiv zusammen. Auf diese Weise stellt die Lösung sicher, dass sämtliche Dokumente unternehmensweit zur Verfügung stehen. Dies hat nach Angaben des Herstellers neben einer einfacheren Einhaltung gesetzlicher Compliance-Anforderungen auch eine Optimierung täglicher Geschäftsprozessen zur Folge.
Workflow-Management mit ELO
Interessant bei der ELO-Lösung sind die umfangreichen Möglichkeiten im Bereich Workflow-Management. Mit Hilfe einer integrierten Komponente lassen sich in ELOprofessional nach dem Einscannen und Archivierung von Dokumenten kundenspezifische Prozesse definieren. Das System generiert dazu automatisch den entsprechenden Prozessablauf und stellt den betroffenen Mitarbeitern beziehungsweise Abteilungen die jeweiligen Aufgaben zu. Über Schnittstellen können dabei die zu bearbeitenden Belege und Dokumente mit dem eingesetzten ERP-System (beispielsweise SAP R/3, Microsoft Dynamics NAV oder Sage) verbunden werden. Die DMS-Integration in Office-Anwendungen und in Groupware-Lösungen ist ebenfalls möglich.
Ferner bietet der Anbieter mit dem integrierten Workflow-Management ein Tool, mit dem sich der Prozessablauf grafisch beschreiben und auch steuern lässt. Ein weiteres interessantes Feature in diesem Bereich stellt das "Adhoc Workflow" dar. Wenn Geschäftsprozesse nicht über vordefinierte Workflows effizient ui bearbeiten sind, können mit Hilfe dieser Funktion dynamische Verteiler oder Freigabeketten in Echtzeit gebildet werden. Der Anwender wählt dabei die gewünschten Personen aus einer Liste aus und legt die Reihenfolge fest. Das System generiert daraus dann automatisch den gewünschten Workflow.