Dokumenten-Management

Wie der Mittelstand auf Enterprise Content Management aufsatteln kann

10.09.2008
Von 
Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.
Anfangs als reine Archivierungslösung konzipiert ermöglichen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) heute die effiziente Optimierung unternehmensweiter Geschäftsprozesse. In diesem Beitrag werden drei DMS-Lösungen beleuchtet, die sich für den Einsatz im Mittelstand eignen und sich zu einem ECM-System (Enterprise Content Management) erweitern lassen.

Seit Jahren wird das Datenwachstum in Unternehmen vor allem durch E-Mail, Office-Dokumente, Rechnungsbelege, Produktinformationen und Data-Warehouse-Anwendungen stark getrieben. Als betriebliche Wissensressource nehmen Geschäftsdokumente gleichzeitig einen immer höheren Stellenwert im Unternehmen ein. Das effiziente Dokumenten-Management wird vor diesem Hintergrund verstärkt zu einer zentralen Herausforderung für Unternehmen jeder Größe; und dies nicht nur aufgrund gesetzlicher Vorschriften. Denn während in den vergangenen Jahren vor allem der Gesetzgeber als Treiber für Investitionen in DMS-Lösungen agiert hat, gehen beispielsweise die Analysten des Marktforschungsunternehmens Raad Research adavon aus, dass deutsche Unternehmen zunehmend auch das papierlose Büro im Rahmen einer verbesserten Prozessabbildung anstreben.

Aus der aktuellen Raad-Studie "DMS und Archivierung 2008" geht hervor, dass bereits 62 Prozent der befragten Unternehmen eine DMS-Lösung einsetzen. Die Analysten stellten dabei hinsichtlich des Einsatzes von DMS-Software eine bemerkenswerte Dynamik fest. So hatte laut Studie im Jahr 2000 nur etwa ein Drittel der Unternehmen die derzeit laufende DMS-Lösung schon im Einsatz und sind allein in den vergangenen zwei Jahren ein Fünftel der aktuellen DMS-Systeme in den Betrieben eingeführt worden.

Diese dynamische Entwicklung bestätigt auch eine Studie der Regionalgruppe Süd des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) aus dem Jahr 2003. Demnach setzten damals 72 Prozent der befragten Unternehmen noch keine DMS-Lösung ein. In der Neuauflage dieser Marktuntersuchung ("Dokumenten-Management in Deutschland 2007") stellten die VOI-Analysten fest, dass rund 30 Prozent der befragten Firmen, die bisher ohne DMS arbeiten, die Einführung eines solchen Systems planen. Im Jahr 2003 gaben dies laut Studie nur rund 10 bis 20 Prozent der Unternehmen in jeder Klasse an.

Warum der Mittelstand in DMS investiert

Martin Böhn: DMS-Systeme verbessern die Kostenstruktur in mittelständischen Unternehmen.
Martin Böhn: DMS-Systeme verbessern die Kostenstruktur in mittelständischen Unternehmen.
Foto: BARC

Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen entdecken das Potenzial moderner DMS-Systeme. Martin Böhn, Analyst am Business Application Research Center (BARC) im Bereich ECM/DMS, bestätigt in einem Fachartikel "Dokumenten-Management für den Mittelstand", dass DMS-Systeme längst nicht nur für multinationale Konzerne interessant sind. Als Treiber von DMS-Projekten im Mittelstand nennt er in erster Linie die Verbesserung der Kostenstruktur des Unternehmens. Direkte Kosteneinsparungen ergeben sich dabei laut Böhn aus der Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung und Ablage, weshalb Druck- und Papierkosten zumindest bei internen Dokumenten verringert sowie Lagerräume für Aktenschränke vermieden werden. Ferner weist er darauf hin, dass durch die schnellere und weniger fehleranfällige Bearbeitung der Dokumente zusätzliche Vorteile erzielt werden können, die in Kostenersparnisse beziehungsweise Nutzenvorteile umzurechnen seien.

Neben diesen Kostenvorteilen können DMS-Systeme mittelständischen Unternehmen durch die Optimierung ganzheitlicher Unternehmensprozesse erhebliche Wettbewerbsvorsprünge verschaffen. Denn die Zeiten als die Funktionalität eines DMS-Systems auf die Archivierung, Suche und Bearbeitung von Geschäftsdokumenten beschränkt war sind vorbei.

Vom DMS zum ECM

Vor diesem Hintergrund spricht man heute von "Enterprise Content Management" (ECM). Wie die Autoren des von VOI veröffentlichten Buches "Code of Practice: Dokumenten Management" erklären, folgt dieser Begriff dem Bedürfnis, die Einschränkung auf Dokumenten-basierende Applikationen aufzuheben. Denn moderne DMS-Systeme werden heutzutage in die Abläufe und Funktionen der Tagesarbeit von Fachkräften und deren Anwendungsumgebung integriert. Sie ermöglichen neben der elektronischen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten auch das Management von Web-Content, ein umfassendes Digital-Asset-Management sowie die Gestaltung von reibungslosen Arbeitsprozessen.

Seitdem die Preise für Hardware im Allgemeinen und die für DMS-Software insbesondere in den letzten Jahren stark gesunken sind, entstehen nun auch für kleinere und mittelständische Unternehmen wertvolle Möglichkeiten, durch die Optimierung Dokumenten-basierender Arbeitsprozesse ihre unternehmensweite Service-Qualität entscheidend zu verbessern.

In den folgenden Abschnitten werden drei DMS-Systeme für die Basisanforderungen in mittelständischen Betrieben aufgeführt, die sich allerdings bei Bedarf zu einem kompletten ECM-System ausbauen lassen. Unter den zahlreichen Lösungen, die am Markt verfügbar sind, wurden diese Lösungen ausgewählt, weil sie sich durch die Einhaltung aktueller Sicherheitsstandards und gesetzlicher Vorschriften, die jahrzehntelange Erfahrung im DMS-Bereich der Hersteller sowie durch zahlreiche Installationen im Mittelstand bewährt haben.