Arbeiten mit Analysis Office
1. Einfügen von Datenquellen
Version 1.0 von Analysis Office bietet die Möglichkeit, direkt auf das SAP BW zuzugreifen oder indirekt über den Server von SAP BusinessObjects Enterprise 3.1. Als Datenquellen bieten sich in beiden Fällen BW-Queries an, mit denen im SAP BW Datenabfragen für Berichte vorgenommen werden. Sie müssen nach wie vor mit dem Standardwerkzeug BEx Query Designer erstellt werden, da Analysis Office keine entsprechenden Funktionen anbietet. Alternativ kann Analysis Office auch ohne BW Query auf eine BW-Datenbank zugreifen. Dann stehen aber Funktionen wie Parametrisierung von Berichten durch Benutzereingaben (Variablen) oder Einschränkungen auf Datenbereiche nicht zur Verfügung.
2. Erstellen eines Berichts
Für Anwender, die die Pivot-Darstellung von Excel 2007 kennen, funktioniert die Erstellung von Berichten intuitiv. Eine eigene Bedienleiste unterstützt die Aufbereitung der Daten. Dieser Designbereich erinnert an die Pivot-Bedienung in Excel 2007. Tabellen lassen sich mit Analysis-Office-Funktionen filtern und sortieren. Hierarchien können zur Darstellung verwendet und BEx-Query-Variablen selektiert werden, sofern diese bereits in die BW Query eingebunden sind. Die integrierte Stylesheet-Verwaltung ermöglicht die Formatierung der Tabellen. Ein zusätzlicher Menüpunkt erlaubt bedingte Formatierungen, die in etwa dem Exception-Reporting im BEx-Analyzer entsprechen.
3. Hinzufügen von Diagrammen
Diagramme werden im Excelformat erstellt. Dazu steht die umfangreiche Office-Funktionalität zur Verfügung, die der Nutzer meist kennt. Der Zellbezug des Excel-Diagramms ist dynamisch und passt sich bei Veränderungen in der Tabelle automatisch an, zum Beispiel wenn über den Designbereich ein neuer Spalten- oder Zeilenaufriss hinzugefügt wird. Ebenso bleibt der Datenbankbezug erhalten, wenn die im SAP BW zugrunde liegenden Daten aktualisiert werden.
Ein guter Bericht gibt Auskunft über Eigenschaften wie die verwendeten Variablen, Filter, Quellen und über die Aktualität der Daten. Über das Menü "Infofeld" können solche Angaben eingefügt werden. In der Hilfe finden sich zudem Hinweise auf zahlreiche zusätzlich anzeigbare Eigenschaften .
Mit den Excel-Standardfunktionen zur Festlegung des Druckbereichs und der Seitenausrichtung kann der Bericht für den Druck aufbereitet werden. Wird der Bericht in SAP BusinessObjects Enterprise abgelegt, können je nach Freigabestatus des gewählten Ordners auch andere Benutzer darauf zugreifen.