Gerade im Bereich von Haftungsfragen ist besonderes Augenmerk auf die Frage zu richten, ob es sich bei dem Vertragswerk - aber auch bei einzelnen Klauseln wie eben Haftungsklauseln - um Allgemeine Geschäftsbedingungen („AGB“) oder um individuell ausgehandelte Verträge/ Vertragsklauseln handelt. In AGB kann die Haftung, im Gegensatz zu verhandelten Verträgen, lediglich teilweise ausgeschlossen werden. Die von den AGB-Haftungsklauseln erfassten Ansprüche sowie die Haftungsbeschränkungen müssen deshalb exakt und verständlich dargestellt sein; die Haftung bei Verletzung vertragswesentlicher Pflichten darf nicht ausgeschlossen werden, und pauschale Haftungsbeschränkungen sind unzulässig. Eine Haftung wegen vorsätzlichen Handelns ist übrigens auch bei verhandelten Verträgen zwingend.
7. Vertraulichkeit und Datenschutz
Jeder Vertrag, dessen Abwicklung die Offenlegung sensibler Daten oder gar von Geschäftsgeheimnissen mit sich bringt, sollte eine Vertraulichkeitsklausel enthalten. Hierbei ist festzulegen,
welche Informationen vertraulich zu behandeln sind,
wie diese Informationen als vertraulich erkennbar gemacht werden (bei Schriftstücken beispielsweise durch einen ausdrücklichen Aufdruck),
wie Vertraulichkeitsverletzungen geahndet werden (etwa per Vertragsstrafe),
wie die betreffenden Mitarbeiter - soweit sie auf einer „need to know“-Basis zu den Informationen Zugang haben sollen - zur Vertraulichkeit zu verpflichten sind und
welche die Ausnahmen von der Vertraulichkeit sind (beispielsweise gesetzliche Verpflichtung oder behördliche Anordnung, vorherige Kenntnis).
Darüber hinaus ist zu regeln, dass und wie die maßgeblichen datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden, um Untersuchungen und empfindliche Bußgelder zu vermeiden.
8. Vertragsdauer und Kündigungsrechte
Falls ein Dienstleistungsvertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen wird, ist von den Gerichten anerkannt, dass auch ein solcher Vertrag mit einer angemessenen Vorlaufzeit gekündigt werden kann. Die Kündigungsfrist hängt hierbei von der Art und der Bedeutung des Vertrages für die Parteien ab. Bei entsprechendem Gewicht des Vertrages kann die Kündigungsfrist durchaus ein oder mehrere Jahre betragen. Üblicherweise werden IT-Service-Verträge, wenn sie nicht überhaupt nur für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen sind, eine Kündigungsfrist von X Wochen oder Jahren vorsehen. Im Übrigen ist bei Vorliegen eines wichtigen Grundes ein Vertrag immer kündbar, auch wenn dies nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart ist. Wann ein solcher wichtiger Grund vorliegt, können die Vertragsparteien im Vertrag festlegen.
9. Exit-Management
Falls der IT-Service- Vertrag nicht ein einzelnes, in sich abgeschlossenes Projekt darstellt, sollte auch der ordnungsgemäße Übergang nach Beendigung des Vertrages („Exit Management“) geregelt werden. Hierbei kann es sich um eine Rückübernahme der entsprechenden Tätigkeiten oder Funktion durch den Auftraggeber handeln. Ein vorausschauender Auftraggeber ist jedoch gut beraten, die Grundlagen für einen Wechsel des Dienstleisters zu schaffen. Eine solche Weiterübertragung mag auf mangelnder Zufriedenheit mit den bislang erbrachten Leistungen beruhen, sie kann jedoch auch durch Kostenüberlegungen motiviert sein. Auch in diesem Falle ist ein ordnungsgemäßes Exit-Management auf Seiten des Dienstleisters geboten. Eventuelle Kosten in diesem Bereich sollten ebenfalls festgeschrieben werden.
10. Anwendbares Recht und Streitbeilegung
Spätestens dann, wenn eine der Parteien ihren Sitz im Ausland hat, sollte niemals auf eine Rechtswahl- Klausel verzichtet werden. Typischerweise wird die jeweilige Vertragspartei - auch wenn dies keine unmittelbare rechtliche Besserstellung zur Folge haben mag - ihr jeweils eigenes Recht vereinbaren wollen. Grundsätzlich ist es sinnvoll, dasjenige Recht zu wählen, in dessen rechtlichem Umfeld die Leistungserbringung stattfindet, schon allein im Hinblick auf gewisse zwingende lokale Bestimmungen wie das Arbeits-, Datenund Arbeitsschutzrecht, aber auch kartellrechtliche Vorgaben.