Ob eine BPM-Initiative erfolgreich ist, hängt zum großen Teil von guter Planung ab. Investiert das Unternehmen zu wenig Zeit, um die internen Abläufe zu analysieren, passen die im resultierenden System hinterlegten Prozesse möglicherweise nicht und für unberücksichtigte Ausnahmen muss das Projektteam kostspielig nachbessern. Übertreibt man es hingegen mit der Vorbereitung und dauert es zu lange, Workflows und ein Ausnahme-Management zu definieren, rechnet sich das Vorhaben am Ende mitunter nicht (siehe auch "Zu was BPM-Produkte imstande sind")
Genau dieses Dilemmas will sich der BPM-Anbieter Ultimus mit der "Adaptive BPM Suite 8" annehmen. Das auf einem Windows-Server basierende Entwicklungssystem soll helfen, die BPM-Einführung zu vereinfachen. Eine Besonderheit von Ultimus ist, dass der BPM-Experte bereits zur Laufzeit noch nicht behandelte Ereignisse abfangen und behandeln kann. Dazu zählt, neue Geschäftsregeln aufzustellen oder den Prozessfluss umzuleiten. Auf diese Weise kann es dem Anwender gelingen, rasch Resultate vorzuweisen. Das hilft dem Team, die Einstiegskosten für ein BPM-System zu rechtfertigen.
Allerdings legt Ultimus offenbar wenig Wert auf gute Planung. Hier sind Konkurrenten wie etwa das Softwarehaus Lombardi besser bestückt. Darüber hinaus erschweren einige Merkmale der proprietären BPM-Engine die Arbeit. Beispielsweise fehlt dem System eine Anbindung an "Visio", was insofern erstaunt, weil der Hersteller ansonsten ganz auf die Microsoft-Plattform zentriert ist. Des Weiteren unterstützt die Software die Business Process Modeling Notation (BPMN) nicht nativ. Auch ein umfassendes Geschäftsregel-Management-System vermisst der Nutzer.
Kurze Einarbeitungszeit in die BPM-Frontends
Erfreulich ist hingegen, dass der Anwender keinen Code schreiben muss, um rasch einen auf Dokumenten aufsetzenden Arbeitsgruppenvorgang zu implementieren. Trotz der fehlerhaften und oft nicht intuitiven Benutzerschnittstelle konnte der Tester sich schnell in die BPM-Suite einarbeiten. Die grafische Oberfläche erlaubt es, Abläufe, Prozessschemata und Regeln festzulegen. Zudem stellt sie mit einer Konnektorlogik ("Flobots") eine einfache Methode bereit, um Prozesse mit Datenbanken, Microsoft Exchange und Sharepoint sowie mit Daten aus Word und Excel zu verbinden.
Obwohl die Integrationsadapter einfach gehalten sind, gestatten sie es, Applikationen über Web-Services-Schnittstellen anzukoppeln. Somit lassen sich nicht nur .NET-gestützte Drittsysteme anbinden.
Durch die Endbenutzer-Clients für Windows und für den Web-Browser findet der Anwender sich schnell und ohne viel Lernaufwand zurecht. Bestechend in Sachen Nutzbarkeit und Funktionsumfang sind ferner die Verwaltungswerkzeuge und die Reporting-Features.
Insgesamt hat der Tester die Adaptive BPM Suite 8 von Ultimus als leistungsstarkes Werkzeug für den BPM-Einstieg kennen gelernt, das die Komplexität klein hält. Kleine Arbeitsgruppen und mittelständische Unternehmen mit nicht so umfangreichen Integrationsanforderungen dürfte ferner der günstige Anschaffungspreis zusagen.
Einfache Installation aber unvolltständige Dokumentation
Die Ultimus-Suite besteht aus einer Reihe von Komponenten: dem BPM-Server, einem grafischen Entwicklungssystem mit Simulation und einem einheitlichen Repository auf Grundlage einer Microsoft- oder Oracle-Datenbank. Dazu kommt ein Tool zum Anlegen der organisatorischen Hierarchie im Unternehmen, das Microsofts Active Directory direkt und andere Verzeichnissysteme über LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) anbinden kann. Schließlich gibt es noch einen Windows-Client für den Endbenutzer.
Grundsätzlich bereitete es keine Mühe, das Ultimus-System aufzusetzen, jedoch könnte der Hersteller einige Bereiche verbessern. Dazu zählen die Methoden, um die Datenbank aufzusetzen sowie die Berechtigungen einzustellen. Negativ aufgefallen ist dem Tester außerdem die schlechte und unvollständige Dokumentation, die sich noch dazu eher an den Systemadministrator wendet, als Einblicke in die Arbeitsweise der BPM-Software zu liefern. Dies zieht sich durch alle Komponenten des Systems. Trotzdem ließ sich der BPM-Server und das Entwicklerstudio in relativ kurzer Zeit aufsetzen und konfigurieren.
Das BPM-Studio unterstützt den Anwender dabei, Prozesse grafisch zu gestalten und zu definieren. Darüber hinaus lassen sich Komponenten im Repository nebst Versionskonotrolle, Prozessverifikation und Simulationstests verwalten. Zwar fehlen der Software Tutorials und vordefinierte Prozessschablonen (Best Practices), doch auch so sind die Fähigkeiten des Produkts ansehnlich.