Spätestens seit der Klimaschutzkonferenz von Montreal drehen sich Diskussionen häufig um ein Thema erneuerbare Energien. Auch für General Solar Systems (GSS) bedeuten Produkte und Systeme zur ökologisch erneuerbaren Energiegewinnung die Zukunft. Das Unternehmensziel der Company aus St. Veit in Österreich: die Atmosphäre verbessern und davon profitieren. Europaweit agiert das Unternehmen von sechs Standorten aus. Entsprechend wichtig ist ein reibungsloser Kommunikationsfluss.

Oliver Aichinger, bei der General Solar Systems GmbH für das IT-Infrastruktur-Management zuständig, erinnert sich an die Herausforderungen, die Telekommunikation unternehmensweit auf einen Stand zu bringen: "Das Problem war, dass unsere 330 Mitarbeiter an den einzelnen Standorten in Europa mit einer Vielzahl unterschiedlicher TK-Anlagen konfrontiert waren." In Madrid und Straßburg waren beispielsweise ISDN-Lösungen im Einsatz, die den Anforderungen nie wirklich entsprachen. Nach einem kurzen Umweg über eine konventionelle Telefonielösung von Siemens kam GSS schließlich zum Schluss: Sinn hat lediglich eine professionelle unternehmensweite IP-Lösung. Laut Aichinger sollte sie sich zudem ins IT-Umfeld einbinden lassen und somit eine Konvergenz mit anderen Systemen ermöglichen, wobei bei GSS 95 Prozent der Mitarbeiter Kernapplikationen nutzen, die unter Citrix installiert sind. Weitere Schlagworte auf der Wunschliste waren Vereinheitlichung, Flexibilität und Skalierbarkeit.

Entscheidung für reine VoIP-Lösung

Anfang 2007 fiel dann die Entscheidung. "Eine hybride Anlage ist weder Fisch noch Fleisch, weil sie weder klassische Telefonie noch IP umfassend unterstützt und im IP-Bereich aufgrund teurer Lizenzen schwierig zu integrieren ist. Deshalb kam diese Variante für uns nicht in Frage", konkretisiert Aichinger. Stattdessen führte man bei GSS die softwarebasierende VoIP-Lösung von Swyx ein. Für das Produkt sprachen vor allem zwei Punkte: die einfache Integration in die existierende IT-Umgebung sowie die Kosten. Gemeinsam mit dem Systemhaus Kumatronik aus Markdorf, das man zur VoIP-Einführung an Bord geholt hatte, kam man zu dem Ergebnis, dass die Swyx-Plattform lediglich die Hälfte einer adäquaten Siemens-Lösung kostet.

Die Herausforderung en d?©tail: Unternehmensweit setzt GSS einheitlich auf ein MPLS-basierendes VPN mit Cisco-Komponenten, auf dem diverse geschäftskritische Systeme wie beispielsweise Navision und E-Mail auf Exchange-Basis laufen. Diese Anwendungen sind zudem auf 20 Citrix-Servern installiert.

Unterschiede von Standort zu Standort

Weil an den einzelnen Standorten die ITK-Infrastruktur extrem unterschiedlich ist, mussten zunächst alle TK-Anlagen mit den jeweiligen Telefoniefunktionen ersetzt werden. Mit der Umstellung auf IP-Telefonie begann GSS in Ravensburg, dann folgten St. Veit/Österreich, Verona, Madrid und Regensburg.

Das Schlusslicht bildete Straßburg. Die Migration dauerte pro Standort im Schnitt drei Tage. Zwischen der Umstellung der einzelnen Standorte lagen ein bis zwei Wochen. Aichinger konkretisiert: "Wir haben Swyx parallel zu den bestehenden Systemen aufgebaut und dann am Freitagnachmittag einfach den Schalter umgelegt." Da die TK-Anlagen vorher an den einzelnen Firmensitzen nicht einheitlich waren, unterschieden sich auch die ersten Einsätze. Unspektakulär verlief der Umstieg etwa in Ravensburg, wo vorher eine Siemens-Anlage genutzt worden war. Ebenso konnten in Regensburg die Telefoniefunktionen eins zu eins nachgebildet werden. In Österreich hingegen wechselten die Nutzer von Alcatel. In Madrid und Straßburg, wo vorher Cisco im Einsatz war, brachte die neue Lösung eine große Erleichterung, da das alte System nie richtig funktioniert hatte.

Telefonie und Netzwerk im Einklang

Unternehmensweit brachte die IP-Einführung zudem eine Harmonisierung mit sich. Alle Mitarbeiter nutzen jetzt die gleichen Telefonfunktionen, was die Handhabung vereinfacht. Neue Funktionen, etwa wie man die Rufumleitung einsetzt, waren innerhalb von zwei Stunden erklärt. "Die Akzeptanz der IP-Telefonie seitens unserer Mitarbeiter ist hoch", erzählt Aichinger, "dazu muss man allerdings sagen, dass viele gar nicht wissen, was sich dahinter verbirgt." Wichtig sei zunächst, dass alle nach der Umstellung problemlos telefonieren konnten. Ein positives Resümee zieht auch die IT-Abteilung, denn für sie reduzierte sich der administrative Aufwand wesentlich. So können zum Beispiel Rufnummern blitzschnell geändert und neu angelegt oder Rufumleitungen eingerichtet werden. Für GSS bedeutet dies in der Praxis, dass Probleme mit der TK-Verkabelung ebenso der Vergangenheit angehören wie die Abhängigkeit von Hersteller oder Telekom. Wechselt ein Mitarbeiter heute die Abteilung, so meldet er sich an seinem neuen Arbeitsplatz einfach mit seinem Windows-Benutzer-Account an und ist wieder unter seiner Rufnummer erreichbar. Demnächst wird auch ein globales Adressbuch über Microsoft Sharepoint zur Verfügung stehen ein Umstand, der auch die Pflege beziehungsweise Suche nach internen Teilnehmern vereinfacht. Unter dem Strich bietet das System viele Vorteile, wobei für Aichinger die Integrationsmöglichkeiten mit dem ERP-System Navision am wichtigsten sind.

Am Arbeitsplatz per Software telefonieren

Weitere Funktionen richteten sich vor allem nach dem Telefonieverhalten der einzelnen Mitarbeiter. Dazu wurden die Arbeitnehmer im Vorfeld darüber interviewt, welche Funktionen sie tatsächlich nutzen. Zu den Features, die sich die Mitarbeiter wünschten, zählten etwa das Weitervermitteln von Gesprächen, das Entgegennehmen von Gesprächen, die in die Gruppe gehen, oder die Möglichkeit, von jedem Platz aus Anrufe anzunehmen. Häufig verwendet wird auch die Konferenzschaltung, besonders in Ravensburg und St. Veit/Österreich.

Gut nahmen die Anwender auch den Swyx-PC-Client an, freut sich Aichinger: "Einige Mitarbeiter sind zwar nicht so glücklich, dass die Software in Englisch ist doch das ist Absicht." So ist nämlich die Handhabung an allen Standorten einheitlich. Derzeit nutzt GSS zwar noch die Standardoberfläche, in Zukunft sollen die Mitarbeiter aber ihre Oberfläche individuell auswählen können.

Ingesamt erfüllten sich bislang die Erwartungen, die Aichinger in die VoIP-Migration gesetzt hatte. Die erfolgreiche Einführung führt der Manager nicht zuletzt auf eine umfangreiche Testphase und eine lange Evaluierung zurück: "Wir haben nicht nur bei der Anschaffung gespart, sondern bemerken auch schon Kostenvorteile im laufenden Betrieb." Durch die Anbindung der VoIP-Lösung an Microsofts Navision verspricht sich der IT-Manager ein effizienteres Arbeiten: Die Mitarbeiter bekommen beim Anruf eines Kunden sofort alle wichtigen Details auf dem Bildschirm angezeigt.

Allerdings ist dies für Aichinger erst der Anfang. In der Projektphase zwei will er so schnell wie möglich die Konvergenz von Sprach- und Datennetz im Citrix-Umfeld abschließen. Dabei ist auch eine Realisierung der VoIP-Funktionalität als Citrix-Anwendung geplant. Hierzu will der IT-Manager den Swyxit-Client für die Anbindung an Outlook/Exchange einsetzen sowie ein entsprechendes Produkt zur Anbindung an das ERP-System. Wie letztere Lösung aussieht, steht allerdings noch nicht fest.

Ebenfalls auf der Agenda befindet sich die Mobilität. Zwar ist eine WLAN-Anbindung noch nicht geplant, mittelfristig kann sich GSS allerdings eine Anbindung von Mobiltelefonen über SIP für bestimmte Teilnehmer durchaus vorstellen. Dies hätte den Vorteil, dass die Teilnehmer sich mit ihrem Mobiltelefon an jedem Standort einbuchen können und somit über Swyx und nicht über das Mobilfunknetz telefonieren. Insgesamt sieht sich Aichinger für neue Kommunikationsherausforderungen gut gerüstet, denn die gewählte Lösung skaliere gut und sei auch für 1000 Mitarbeiter nutzbar. (hi)