Collaboration zwischen Prozess und Social Network

Social-Business-Tools und Softwareportale nähern sich an

Manuel Sättele arbeitet als Produktspezialist für United Planet. Sein Spezialgebiete sind die Bereiche Social Business und SAP-Anbindung.
Genau wie Softwareportale und Intranets entwickeln sich Social-Business-Tools zunehmend in Richtung von integrierten Werkzeugen für den digitalen Arbeitsplatz. Die Entscheidung für einen der beiden Wege hängt von der bisherigen Systemlandschaft und vor allem von der Kultur im Unternehmen ab.

Laut dem Social-Business-Vendor-Report 2014 der Experton Group nutzen derzeit 40 Prozent der deutschen Firmen ab 100 Mitarbeitern Social-Business-Software. Bis Ende dieses Jahres sollen es sogar 60 Prozent sein. Auch die Marktforscher von IDC attestieren dem hiesigen Social-Enterprise-Markt, zu dem auch Social Intranets gezählt werden, mit einem durchschnittlichen jährlichen Plus von 44 Prozent ein rasantes Wachstum bis 2017.

Kein Wunder: In Anbetracht zunehmender Komplexität sowie räumlicher und aufgabenbezogener Arbeitsteilung muss im täglichen Arbeitsablauf deutlich mehr kommuniziert werden. Außerdem müssen zwischen immer mehr Beteiligten Informationen ausgetauscht werden, als dies noch vor einigen Jahren der Fall war. Die traditionellen Methoden zum Daten- und Informationsaustausch wie E-Mail reichen deshalb schon lange nicht mehr aus. Gleichzeitig hat die Zahl der IT-gestützten Workflows und Prozesse in den vergangenen Jahren so drastisch zugenommen, dass normale Sachbearbeiter - bei sogenannten Knowledge-Workern potenziert sich das Problem - inzwischen unterschiedliche Programme bedienen und auf ihre Ergebnisse reagieren müssen. Das ist nicht sehr effizient.

Um diesen Kommunikationsanforderungen von Menschen und Software effektiver gerecht zu werden, bieten Softwarehersteller zwei unterschiedliche Produktkategorien an: zum einen Softwareportale beziehungsweise Intranets und zum anderen Social-Business-Collaboration-Lösungen (SBC). Dabei sind Softwareportale schon eine ganze Weile auf dem Markt, SBC-Angebote in ihrer heutigen Form erst einigen Jahren.

Softwareportale sind daten- und prozessgetrieben

Softwareportale und Intranets - Intranets sind technisch gesehen nichts anderes als Softwareportale innerhalb eines Unternehmens - waren ursprünglich dazu gedacht, unterschiedliche Programme unter einer Oberfläche ablauffähig und nutzbar zu machen. Sie fassen unter einer Oberfläche verschiedene Applikationen zusammen (CRM, ERP, E-Mail, zum Teil auch Office etc.) und erlauben die Bearbeitung der Dokumente, Daten und Transaktionen aus diesem Portal heraus. In der Regel können sie rollenspezifisch definiert werden und weisen heute häufig Workflow-Engines auf. Damit können unternehmensspezifische Abläufe per Drag-and-Drop gestaltet werden, so dass beispielsweise Antrags- und Genehmigungsverfahren auf die jeweils nötigen Programme zugreifen und die Formularanträge automatisch an die genehmigenden Personen weitergeleitet werden. Dabei verfügen Portale über klare Berechtigungskonzepte, die sicherstellen, dass nur befugte Personen mit Lese- beziehungsweise Schreibrechten auf bestimme Daten und Informationen zugreifen dürfen.

Inzwischen werden Softwareportale auch für Dokumenten-, Projekt- und Kunden-Management genutzt, teilweise werden ERP-Daten ebenfalls über Portale eingegeben und dargestellt. Einigen Unternehmen sind die Oberflächen von ERP-Systemen zu komplex, weshalb sie bestimmte Masken in Portalen nachbauen, damit Mitarbeiter leichter damit umgehen können. Insgesamt schätzen Experten Softwareportale im Gegensatz zu Social-Business-Tools mehr als daten- und prozessorientiert ein. Für stark prozessorientierte Unternehmen werden sie deshalb als besser geeignet erachtet.

Die Portalanbieter haben derweil auf den zunehmenden Bedarf an Interaktionsmöglichkeiten jenseits der E-Mail reagiert. Viele bieten Social Intranets beziehungsweise Social Portals an. Diese integrieren mehr und mehr die sogenannten Web-2.0-Tools wie Chats, Wikis, Activities Teams, etc. (siehe Tabelle), die die eigentliche Stärke der Social-Collaboration-Werkzeuge bilden. Allerdings liegt ihre Stärke nach wie vor im Zugriff auf Daten und der Abbildung unternehmensspezifischer Workflows und Prozesse.