E-Mail-Daten an Migrationssoftware anpassen
Nachdem der Admin entschieden hat, welche Daten migriert werden sollen, muss im nächsten Schritt geklärt werden, wie die E-Mail-Daten effizient umgezogen werden. Üblicherweise erfasst ein vom Anbieter zur Verfügung gestelltes Tool die Server-seitigen Daten. Die Client-seitigen Daten werden dagegen häufig von Tools importiert, die von der neuen E-Mail-Anwendung zur Verfügung gestellt werden. Leider liefert diese Herangehensweise nur selten akzeptable Ergebnisse.
Die Server-seitigen Konnektoren funktionieren oft nur bei ganz speziellen Versionen der Applikationen einwandfrei. Zum Beispiel unterstützt Exchange 2003 nicht das in die Jahre gekommene GroupWise 6. Zum Beispiel gilt es laut Connected Software bei der Migration von Notes zu Exchange / Outlook zu beachten, dass die Adressdaten von Lotus Notes üblicherweise in der Datei NAMES.NSF liegen. Microsofts Connector erkennt diese Datei häufig nicht und migriert die Adressen entsprechend nicht automatisch. Mit archivierten E-Mails verhält es sich ähnlich.
Auch bei GroupWise zu Exchange / Outlook kann es zu Problemen kommen. Obwohl die Adress-Daten auf dem Server liegen schafft es der Microsoft Connector häufig nicht, sie zu konvertieren. Hier muss dann ein Tool von einem Drittanbieter gesucht werden.
- E-Mail-Netiquette
Als das Internet beziehungsweise die E-Mail-Kommunikation laufen lernte, gehörte es zum guten Ton, einige Benimmregeln zu beachten. Diese sind im Lauf der Jahre ein wenig aus der Mode gekommen. Im Internet gibt es aber nach wie vor unzählige Verhaltensempfehlungen. Hier ist eine Auswahl. - 1) Freundliche Anrede und Grußformel
Eine allgemein gültige Formel gibt es nicht, übliche Anreden in der Geschäftskommunikation sind heute "Hallo Herr XX" oder "Sehr geehrte Frau YY". Wichtig sind eine freundliche und respektvolle Anrede zu Beginn der Kommunikation und eine ebenso gestaltete Grußformel zum Abschluss. - 2) Signatur und Footer
Hier stehen vollständiger Name samt Titel sowie sämtliche Kontaktdaten. Geschäftliche Korrespondenz benötigt zudem laut Gesetz formelle Angaben, etwa zu Geschäftsleitung oder Handelsniederlassung. - 3) Betreffzeile
Sie sollte den Anlass der E-Mail knapp und verständlich darstellen, so dass der Empfänger sogleich die Relevanz der Nachricht einschätzen kann. Als dringend gekennzeichnete E-Mails müssen wirklich dringend sein. - 4) Verteiler
Die cc-Funktion ist nützlich, um weitere Kommunikationspartner über aktuelle Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, sollte aber immer zurückhaltend genutzt werden. - 5) Antwort
Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. - 6) Schreibweise
Hier gelten die üblichen Rechtschreibregeln. Viele Schreibfehler signalisieren Nachlässigkeit. Textpassagen in Großbuchstaben wirken aufdringlich. Durchgängig Kleingeschriebenes gilt als Hinweis auf eine geringe Wertschätzung des Adressaten. - 7) Länge der E-Mail
Gute E-Mails sind kurz gehalten. Die gesamte Kommunikationshistorie hängt nur an, wenn sie notwendig ist. Ganz bestimmt sollten Mails keine alten Diskussionen enthalten, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. - 8) Format
Bunte E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation überflüssig. Im Zweifel wird nur Text ohne HTML-Code verschickt. Emoticons sollten der privaten Korrespondenz vorbehalten sein. Längere Textpassagen mit Absätzen gliedern. - 9) Anhänge
Die Zeiten knapper Speicherressourcen und schlechter Verbindungen sind passé. Anhänge mit mehreren Gigabyte Volumen sollten dennoch die Ausnahme sein. Auch die Zahl der Anhänge sollte im niedrigen einstelligen Bereich bleiben. - 10) Kettenbriefe
An die geschäftliche E-Mail-Adresse zugestellte Kettenbriefe wandern in den Mülleimer.
Die Import-Tools auf Client-Seite werden stets über eine Benutzeroberfläche gesteuert. Dies ist kein Problem, wenn ein paar Dutzend E-Mail-Konten umgezogen werden müssen. Sollen jedoch hunderte oder tausende Konten migieren, ist diese Lösung kaum noch durchzuführen. Tools von Drittanbietern dagegen bieten oft die Möglichkeit diese Schritte automatisiert zu verarbeiten. Außerdem werden externe Tools meist regelmäßig aktualisiert, so dass hier die Wahrscheinlichkeit einer Kompatibilität mit aktuellen Versionen von Thunderbird und Co. recht hoch ist.
Die passende Migrationssoftware muss also alle im letzten Schritt definierte Voraussetzungen erfüllen. Oft wird dafür Software aus mehreren Quellen benötigt, denn die technische Umsetzung einer Server-seitigen Migrationssoftware unterscheidet sich grundlegend von der Umsetzung einer Client-seitigen Migrationssoftware. Nur die wenigsten Produkte schaffen es laut Connected Software, alle Datentypen zu migrieren.