Verknüpft mit SAP und Microsoft Office

Sechs Tipps für das richtige Vertragsmanagement

Vorstand der Circle Unlimited AG
Je effizienter das Management von Verträgen abgewickelt wird, desto weniger müssen sich die Anwender ärgern. Langwieriges Suchen nach Informationen, verpasste Fristen und mühseliges Copy & Paste kosten Zeit, Nerven und letztlich auch Geld.

Ob Verträge mit Kunden, Partnern, Dienstleistern oder Mitarbeitern - das tägliche Geschäft jedes Unternehmens basiert auf zahlreichen Vereinbarungen. Häufig sind dabei viele Parteien involviert, die Gegenstände sind vielfältig und die Zusammenhänge komplex. Unabhängig von Branche beispielsweise Gesundheitswesen, verarbeitendes Gewerbe oder Finanzbereich, und Abteilungen wie IT, Einkauf, Recht etc. ist es schwierig, stets einen Überblick über alle Verträge und die dazugehörigen Dokumente zu behalten.

Gerade, wenn Dokumente und Vereinbarungen wie Angebote, Lieferanten-, Miet- oder Wartungsverträge (noch) in Papierform abgelegt und archiviert sind, ist die Suche nach Informationen oftmals aufwendig und zeitintensiv. Aber auch in digitalen Ordnern oder SAP-Systemen mit großem Datenbestand fehlt häufig die Übersicht. Wo liegen welche Verträge? Welche Version ist aktuell? Und welche Dokumente gehören zusammen? Im schlechtesten Fall kann es vorkommen, dass durch einen fehlenden Durchblick wichtige Vertragsfristen verpasst werden und deshalb ein wirtschaftlicher Schaden für das Unternehmen entsteht.

Der Einsatz einer modernen Vertragsmanagement-Software mit elektronischen Akten ist daher sinnvoll, da diese in erster Linie Transparenz über den Dokumentenbestand schafft. Neben dem zentralen Erfassen und revisionssicheren Speichern von Daten, Unterlagen, Formularen, E-Mails oder sonstigen "Schriftstücken" sollte ein Vertragsmanagement zudem weitere Funktionen bieten, die die Mitarbeiter bei der Verwaltung, Organisation und Analyse unterstützen sowie deren Arbeitsabläufe optimiert. Sechs dieser Funktionalitäten sind besonders hervorzuheben.

Die sechs wichtigsten Funktionen eines Vertragsmanagements

Um alltägliche Arbeitsabläufe und das Aufbereiten von Informationen zu erleichtern, sind folgende sechs Funktionen eines Vertragsmanagements von besonderer Relevanz. Dazu gehören die Integration in andere Software-Systeme und spezielle Features zum Aufbereiten, Bearbeiten und Auswerten der Daten, Verträge und Dokumente.

1. Suchen und Finden über vielfältige Recherchemöglichkeiten

Komfortabel an einem modernen Vertragsmanagement sind die diversen Optionen, per Volltextsuche nach bestimmten Informationen und Vertragsdaten zu recherchieren. Auch innerhalb von Dokumenten und Verträgen sollte die Suche ähnlich wie bei bekannten Suchmaschinen funktionieren. Hierfür werden die Dokumente und Verträge beim Import oder bei der Erstellung indiziert - ganz gleich, ob es sich um E-Mails, eFormulare, PDFs oder Scans handelt. Eine unmittelbare Verbindung von E-Mail- und SAP-Anwendung gibt dem Benutzer zudem die Möglichkeit, nach Informationen zu suchen, ohne die E-Mail-Anwendung wie MS Outlook oder IBM Lotus Notes zu verlassen. Über eine solche Verknüpfung können E-Mails auch direkt ins SAP-System übernommen und den zugehörigen Akten im Vertragsmanagement zugeordnet werden.

2. Termin- und Fristenkontrolle

Die Termin- und Fristenkontrolle innerhalb eines Vertragsmanagements erinnert zuständige Mitarbeiter per E-Mail-Benachrichtigung an endende Vertragslaufzeiten oder anstehende vertragsbezogene Aufgaben. Auch Folgeverarbeitungen wie die Neuverhandlung von auslaufenden Verträgen werden automatisiert angestoßen. So schöpft das Unternehmen mögliche Kostenvorteile aus, indem es beispielsweise teure Dienstleistungs- oder Pflegeverträge rechtzeitig beendet oder zu günstigeren Konditionen neu verhandelt.

3. Integration in das Finanz- und Rechnungswesen bezüglich der laufenden und zukünftigen Zahlungsverpflichtungen

Ein modernes Vertragsmanagement zeichnet sich durch eine nahtlose Anbindung an andere ERP-Systeme aus, die im Unternehmen genutzt werden. Eine vollständige Integration in SAP-Systeme ermöglicht Anwendern den schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Daten und ist von der Grundkonzeption schnittstellenfrei. Durch die tiefe Prozessintegration kann ein solches Vertragsmanagement etwa mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen, Controlling, Vertrieb und Einkauf etc. prozessmäßig verbunden und aus jeder SAP-Funktion heraus aufgerufen werden.

Verträge und Dokumente werden so nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen etc. konsistent und transparent abgebildet. Rechnungs- und Zahlungspläne können automatisch Bestellungen und Kontrakte des SAP-Standards erstellen und auslösen, wie auch echte FI-FI-AA/CO-Buchungen im SAP-System vorbereiten beziehungsweise erzeugen. Finanzberichte, Sollstellungen, Zahlungsverpflichtungen, einkaufsbezogene Budgetierungen zukünftiger Geschäftsjahre, Erfordernisse des Sarbanes-Oxley Acts, Basel II/III und nationaler Gesetzgebungen - alles wird wirtschaftsprüfungssicher aufbereitet. Besonders kundenorientiert ist ein Vertragsmanagement überdies, wenn der Anwender zwischen der SAP-Oberfläche und einer weiteren Benutzeroberfläche, etwa einer anwenderfreundlichen Web-Oberfläche, wählen kann.