Mehr Effizienz im Posteingang

Response-Management verwaltet E-Mail professionell

Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.
Beim Thema E-Mail-Management denken viele an die gesetzeskonforme Archivierung. Doch die effiziente Verwaltung der E-Mail beginnt schon im Posteingang. Systeme zum E-Mail-Response-Management (ERM) leisten wertvolle Hilfestellung.

Heutzutage werden laut IBM-Erhebung 60 bis 70 Prozent der gesamten Kommunikation eines Unternehmens über E-Mail abgewickelt. So gut wie alle Betriebe verwenden das Medium nicht nur zur geschäftlichen Korrespondenz, sondern auch zum Versenden von Dateien und Dokumenten. In vielen Unternehmen ist die E-Mail-Kommunikation damit bereits wichtiger geworden als die per Brief oder Fax, betont Big Blue.

August-Wilhelm Scheer: Zwölf Prozent der deutschen Arbeitnehmer verwalten zwei oder mehr Postfächer.
August-Wilhelm Scheer: Zwölf Prozent der deutschen Arbeitnehmer verwalten zwei oder mehr Postfächer.
Foto: Scheer

In Deutschland haben rund vier von zehn Berufstätigen (42 Prozent) mindestens eine dienstliche E-Mail-Adresse, jeder zweite davon bekommt mehr als fünf E-Mails am Tag. Dies zeigte eine repräsentative Studie der Aris Umfrageforschung, die letztes Jahr im Auftrag des Branchenverbands Bitkom betrieben wurde. Zwölf Prozent der deutschen Arbeitnehmer verwalten demnach zwei oder mehr elektronische Postfächer. Wie Bitkom-Präsident August-Wilhelm Scheer erklärte, sind das hohe Zahlen, weil in der Untersuchung nicht nur Bürojobs berücksichtigt wurden, sondern alle Tätigkeiten.

Bedeutung der elektronischen Nachricht nimmt zu

Welche Bedeutung deutsche Firmen der E-Mail-Kommunikation schenken, hat die Management- und Technologieberatung BearingPoint GmbH im Rahmen einer Studie untersucht, bei der rund 500 Entscheidungsträger aus mittelständischen und Großunternehmen befragt wurden. Demnach gehen knapp zwei Drittel der Teilnehmer davon aus, dass jede vierte E-Mail geschäftskritische Informationen enthält. Etwa ein Drittel schätzt zudem, dass sogar über die Hälfte der E-Mails zum Unternehmenserfolg beitragende Inhalte übertragen.