E-Mail-Management ist Chefsache

"Die Unternehmen sollten zunächst feststellen, welchen Status ihr E-Mail-Management heute hat und wo sie in (naher) Zukunft stehen möchten", empfiehlt der Analyst. Was den Unternehmen dabei fehlt, sei also eine Feststellung ihrer Reife ("Maturity") und Fähigkeit ("Capability") in der Behandlung von E-Mails.

Aus dieser Feststellung können die Betriebe dann eine Strategie für das unternehmensweite E-Mail-Management ableiten. In Verbindung damit wird das Thema oft bei der IT angesiedelt. Getrieben werden sollte es dann durch die Geschäftsführung als "Chefsache" und auch von hier aus mit einem Governance-Modell hinterlegt werden, so Bahr. Auch auf Anwenderseite wird diese Anforderung bestätigt. So wünscht sich etwa die Hälfte (54 Prozent) der vom Bitkom befragten E-Mail-Nutzer Orientierungshilfen von ihrem Arbeitgeber.

Prozesseffizienz und Compliance als wichtigste Treiber

Die Treiber für E-Mail-Management im Unternehmen sind vielfältig: Mittelständler brauchen es unter anderem, weil sie die Betriebskosten ihrer Hardware (Server, Desktop, Speicher) senken müssen, "denn das steigende Volumen an E-Mail-Verkehr erhöht die Laufzeiten von Backups, benötigt mehr Speicherplatz, mehr Wartung, mehr Strom und senkt die Performance", so Bahr wörtlich. Ferner müssen sie nach Angaben des Experten die nationalen und zunehmend internationalen Gesetze und Vorschriften zur Aufbewahrung von E-Mails einhalten sowie die Risiken, die durch die Geschäftsrelevanz von E-Mails begründet sind, verringern.