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Dateien von Word, Excel und Powerpoint sichern

Ratgeber: Backup von Office-Applikationen per Makro

10.12.2007
Von 
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Das Makro einrichten - so geht's

Add-ins einbinden: Die Pfade unterscheiden sich, je nachdem welche Windows-Version Sie verwenden. Unter 2000 und XP erscheint der neue Button in den drei Programmen automatisch, wenn Sie

  • pcwBackup.XLA und pcwBackup.PPA nach "\Dokumente und Einstellungen\<Konto>\Anwendungsdaten\Microsoft\Addins" kopieren,

  • pcwBackup.DOT nach "\Dokumente und Einstellungen\<Konto>\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp\ kopieren und

  • in jeder Anwendung über "Extras, Add-Ins" (Word: "Vorlagen und Add-Ins") die betreffende Add-in-Datei einbinden.

  • Die Kopieraktionen aus 1 und 2 können Sie auch der Batchdatei pcwBackup.BAT überlassen (ebenfalls im Archiv pcwBackup).

Falls Sie Windows 98/ME benutzen, müssen Sie manuell kopieren: Dabei können Sie pcwBackup.XLA sowie pcwBackup.PPA in einem beliebigen Verzeichnis und pcwBackup.DOT unter <Office-Pfad>\Office\Startup ablegen und über "Extras, Add-In" einbinden.

So arbeitet das Makro: Wenn Sie das Makro zum ersten Mal starten, müssen Sie zunächst über "Ordner suchen" einen Backup-Pfad definieren. Er sollte, wenn irgend möglich, auf einem unabhängigen Datenträger liegen. Das erhöht die Sicherheit, falls Probleme mit der Festplatte auftreten, auf der sich Ihre normalen Office-Dateien befinden. Ist der Backup-Ordner einmal definiert, öffnet sich nach einem Klick auf den Button der Dialog "Kopie speichern unter". Nachdem Sie hier mit"OK" bestätigt haben, entsteht eine Sicherungskopie der aktuellen Datei.

Sichern nach Wunsch: Sobald Sie sich an den neuen Backup-Ordner gewöhnt haben, können Sie sich den Dialog und den "OK"-Klick sparen, wenn Sie mit dem gleichnamigen Button den "Backup-Ordner einfrieren". Das heißt, dass Sie ihn zunächst nicht mehr ändern können und dass ein Klick auf den Button in der Symbolleiste automatisch und ohne Bestätigungsdialog in diesen Pfad sichert.
Falls von einer Datei bereits eine Sicherung existiert, erhalten Sie einen Dialog mit vier Optionen. Damit entscheiden Sie, ob Sie eine neue Version ablegen oder die alte Sicherungskopie überschreiben wollen. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Entscheidung für die aktuelle Datei dauerhaft zu festzulegen - also von einer bestimmten Datei beispielsweise immer jede Version gesondert zu sichern.

Auf dem Dialog mit den Sicherungsoptionen finden Sie auch einen Button, um einen vorher eingefrorenen Backup-Pfad wieder freizuschalten. Dann erscheint künftig wieder der Dialog "Kopie speichern unter" mit der Möglichkeit, einen neuen Pfad einzurichten.