Mobilität als Herausforderung im Projektmanagement

Projekte überall im Griff

Aktuelle Topthemen des Autors: Projekt- und Portfoliomanagement, Agile Methoden, Critical Chain, Portfoliobewertung und Multi-Methoden-Projekte.
Zukünftige Herausforderungen: Mobiles Arbeiten, Kollaboratives Arbeiten, Einbindung der jüngeren Generationen (Digital Natives), Projektmanagement 2020 und Veränderungsprozesse.
Mitarbeitern, die an einem Projekt beteiligt sind, sollten permanengen Zugriff auf aktuelle Daten möglich sein - von jedem Ort der Welt aus.

Smartphones und Tablets sind im Business-Einsatz allgegenwärtig. Immer mehr Mitarbeiter müssen mobil auf Business-Applikationen zugreifen. Im Projektmanagement erfolgen Projektplanung, -analyse und -controlling nach wie vor an PCs, während Zeiterfassung, Statusmeldungen und Statusabrufe immer mobiler werden. Aber auch Projektleiter, Manager oder Teilprojektleiter, die viel unterwegs sind, sollten sich per Mobilgerät schnell einen kurzen, aktuellen Projektstatus holen können, um nicht erst mit dem Team telefonieren zu müssen.

Informationen zu einem laufenden Projekt sollten nicht mehr nur am Besprechungstisch zugänglich sein.
Informationen zu einem laufenden Projekt sollten nicht mehr nur am Besprechungstisch zugänglich sein.
Foto: Rawpixel - Fotolia.com

Wie muss vor diesem Hintergrund die Kommunikation aussehen, die die mobile Zusammenarbeit in Projekten optimal unterstützt? Im Projektmanagement liegt die Herausforderung üblicherweise darin, knapp und verständlich über den Projektstatus zu informieren, Zusammenhänge zu dokumentieren und Informationen zu teilen. Die reinen Zahlen, Daten und Fakten liefert eine entsprechende Software selbst - die persönliche Einschätzung einer Information aber kann oft nur durch den Projektverantwortlichen erfolgen.

Das PPM-System mag beispielsweise wegen eines kranken Mitarbeiters im Bereich Ressourcen die Ampel auf Gelb setzen - während der Projektleiter aber vielleicht schon weiß, dass der Mitarbeiter in der nächsten Woche wieder an Bord ist und alles noch in-time erledigen kann. Zum Austausch solcher Informationen haben sich Logbücher oder Projekttagebücher etabliert. So lassen sich wichtige Informationen auf einfachste Weise transportieren - bis hin zum Management, das dann gegebenenfalls mit Kommentaren oder Rückfragen reagieren kann.

Solche historischen Daten sind auch deshalb wertvoll, weil alte und neue Projektteammitglieder dadurch selbst in späteren Projektphasen noch nachvollziehen können, welche Situationen und Überlegungen in der Vergangenheit zu bestimmten Entscheidungen und Vorgehensweisen im Projekt geführt haben.

Mobiles Projektmanagement auf HTML5-Basis

Um eine vorhandene Software mit mobilen Apps zu ergänzen, eignet sich der Einsatz der HTML5-Technologie. Einem Icon auf der Oberfläche des Mobilgeräts ist eine spezifische IP-Adresse zugeordnet. Klickt der Nutzer auf das Icon, wird er mit der jeweiligen Funktion verbunden. Die HTML5-Anwendung sieht aus und funktioniert wie eine App, ist aber aus technischer Sicht browserbasiert. Alle gängigen mobilen Betriebssysteme können HTML5 verarbeiten, sodass ein Projektverantwortlicher alle Funktionalitäten mobil nutzen kann - egal mit welchem Endgerät er darauf zugreifen möchte.

Erfolgsfaktor Mensch

Wie technologische Innovationen ganz allgemein leben auch mobile Lösungen von der Akzeptanz der Nutzer. Projektmitarbeiter müssen bereit sein, Informationen aktuell einzugeben. Wenn heute jemand unterwegs beim Kunden ist und seine Arbeitsstunden zurückmelden soll, dann kann er das schnell und einfach mobil tun. Die Frage ist nur, ob die Akzeptanz bei Projektmitarbeitern vorhanden ist, Daten just-in-time oder nach Abschluss einer Phase in dem PPM-System bereitzustellen. (bw)