Papierkram in Word einlesen

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Trotz E-Mails fällt im Büro noch eine Menge an Papier an. Den Medienbruch vermeiden helfen Dokumenten-Erfassungssysteme. Eine kleine Lösung für wenig Geld bietet der russische OCR-Spezialist Abbyy mit "Scan to Office". Das Programm verwandelt eingescannte Formulare mit Text- und Bildinhalten in Word- oder Excel-Dokumente. Der Benutzer kann die Inhalte am Rechner bearbeiten, per E-Mail versenden oder auf der Festplatte speichern.

Zwar sind andere Tools wie etwa "Omnipage Pro" von Scansoft auch dazu in der Lage, allerdings kosten sie oft weit mehr als die rund 40 Euro, die Abbyy für sein Produkt verlangt.

Scan to Office ist ein Einzelplatzprogramm und für Anwender geeignet, die ein paar Dokumente einlesen möchten. Workflow-Mechanismen, um etwa stapelweise Papier zu verarbeiten, bietet das Tool nicht, verfügt aber zumindest über eine Funktion zum Einlesen mehrseitiger Dokumente. Die Erfassungsroutine unterstützt eine Vielzahl an Sprachen, sogar Lateinisch und Mazedonisch.

Die Software lässt sich sehr einfach installieren (alle Windows-Derivate ab 98/ME) und integriert sich in "Office 2000" oder höher. Gestartet wird sie über das Icon Assistenten oder direkt aus einer Office-Applikation. Hierzu fügt das Abbyy-Tool eine spezielle Schaltfläche ein.

Grundsätzlich leistet das Tool gute Arbeit, doch die Umsetzung von Papierformularen in Word ist mitunter gewöhnungsbedürftig. So erscheinen zweispaltige Texte am Rechner schon mal in einer langen Spalte. Bei komplexen Papiervorlagen mit Tabellen, Listen und Eingabefeldern erkennt die OCR-Routine zwar die Buchstaben und Ziffern korrekt, doch die Anordnung stimmt danach nicht mehr.

Praktisch ist hingegen, dass Scan to Office dem Anwender eine höhere Auflösung beim Scannen vorschlägt, wenn zu befürchten ist, dass die Texterfassung möglicherweise unbefriedigende Ergebnisse liefert.

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