Noch verzwickter als die Generierung von Dokumenten ist die Frage, auf welchen Kanälen die Dokumente heute und in Zukunft ausgegeben werden sollen. Kein Problem stellt dabei der papiergebundene Output, also das Drucken dar. Denn OMS beherrschen inzwischen alle gängigen Druckersprachen und Beschreibungsdialekte und setzen diese automatisch um. Oft ist es die schiere Menge an Druckerzeugnissen, die die Anwender zur Anschaffung eines Automatisierungswerkzeuges treibt. Die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) druckt täglich mehr als eine Million Seiten im Format Advanced Function Presentation (AFP) und jährlich über 200 Millionen Blatt als PCL-Dokumente (PCL = Printer Command Language). Ohne eine zentrale Output-Management-Lösung wäre das Volumen nicht zu bewältigen.
Sollen die Druckerzeugnisse anschließend verschickt werden, wendet man sich an die Post. Unter dem Slogan "DV-Freimachung" wirbt der Transporteur für den einfachen, kostengünstigen und rationell über IT-Systeme abzuwickelnden Brief- und Warenversand. Für die Dienstleistung bedient sich die Post der Hilfe von Software-Kooperationspartnern wie der Hannoveraner SET GmbH. Deren OMS-Programm "Prima" (Print Manager) hilft beim Automatisieren des gesamten Frankierprozesses von Massensendungen inklusive Empfängerbündelung und Entgeltermäßigung.
Verbindung zu neuen Kanälen wie E-Mail und Fax
Die gedruckte Ausgabe ist aber nur eine Output-Variante. Dokumente werden inzwischen in vielen Formaten auf unterschiedliche Empfangsmedien verschickt: E-Mail, Fax oder SMS. Soll die Information etwa auf der Website des Anwenders zur Einsicht hinterlegt werden, dann müssen Dokumente beispielsweise von IBMs Druckstandard AFP in das HTML- oder Portable Document Format (PDF) konvertiert werden, weil der zugreifende Browser AFP nicht versteht. Die Umsetzung erfolgt im laufenden Betrieb und soll vom Leser nicht bemerkt werden. "Der Empfänger erhält dann das Abbild eines Dokuments, das in dieser Form nicht archiviert ist", beschreibt Unternehmensberater Zöller die Vorgehensweise.