Strategie 2: Spezifikationsoptimierung

Die Spezifikationsoptimierung beinhaltet ein akribisches Überprüfen und Überarbeiten des Veranstaltungsbedarfs. Viele Unternehmen kaufen wie beschrieben Veranstaltungen komplett über Eventagenturen ein. In diesem Falle wird der Einkaufsbedarf von den Agenturen spezifiziert. Die Agenturen selbst wiederum lassen in der Regel den technischen Bedarf von ihren Sublieferanten, in diesem Fall den Techniklieferanten, spezifizieren. Diese spezifizieren bevorzugt die Produkte, "die sie auf Lager haben" und ihnen den höchsten Gewinn versprechen. Dieses Vorgehen entspricht nicht unbedingt dem Kundenbedarf.

Durch das fallweise Hinzuziehen von Experten, zum Beispiel unabhängigen Veranstaltungsmeistern, die den Bedarf des Unternehmens exakt spezifizieren, lässt sich das Problem leicht und kostengünstig lösen. Damit ist das Unternehmen nicht mehr auf die Spezifikationsleistung der Agenturen und ihrer Sublieferanten angewiesen. Das erleichtert die Kostenkontrolle. Außerdem kann das Unternehmen dann fallweise Gewerkelieferanten ohne Hinzuziehung einer Agentur direkt beauftragen. Aus Folge hiervon fallen die Handling Fees der Agenturen weg, und das Unternehmen streicht die Kickbacks (Volumenrabatte), die sonst die Veranstaltungsagenturen verbuchen, selbst ein.

Strategie 3: Volumenkonzentration

Häufig haben Unternehmen mehrere Agenturen und Gewerkelieferanten für dasselbe Produkt beziehungsweise dieselbe Dienstleistung. Durch eine Bündelung des Volumens, zum Beispiel durch den Aufbau eines unternehmensweiten Lieferantenpools, können sie signifikante Kostenvorteile für Events realisieren. Denn hierdurch reduziert sich die Zahl der Lieferanten und der Bedarf wird fokussiert. Beides erhöht die Verhandlungsmacht des einkaufenden Unternehmens und erleichtert die Vereinbarung von Volumenrabatten.