Tipps für Veranstaltungen

Messeauftritt, Betriebsfest & Co. organisieren - mit wenig Geld

Renate Oettinger ist Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitet als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche sind Wirtschaft, Recht und IT.

Zu ihren Kunden zählen neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer.
Wie Sie beim Einkauf von Leistungen für Betriebsfeste und Messeauftritte die Aufwendungen niedrig halten können, zeigt Dr. Bernhard H. Höveler.

Unternehmen führen zahlreiche Großveranstaltungen durch - unter anderem für ihre Mitarbeiter, Kapitalgeber und (Noch-nicht-)Kunden. Beim Einkauf der für diese Veranstaltungen erforderlichen Leistungen gehen sie meist wenig strategisch vor. Entsprechend groß sind die Ein-sparpotenziale, die hier noch ruhen.

Für den Einkauf von Veranstaltungen, neudeutsch Events genannt, geben Unternehmen beträchtliche Summen aus. Beispiele für häufig "eingekaufte" Veranstaltungen sind: Jahreshauptversammlungen und Bilanzpressekonferenzen, Händler- sowie Außendienstmitarbeitertagen, Messe- und Kongressauftritte, Mitarbeiterversammlungen und Betriebsfeste.

Quelle: Fotolia, Y. Arcurs
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Foto: Yuri Arcurs/Fotolia.com

Das Einkaufen und Durchführen von Veranstaltungen gehört meist nicht zum Kerngeschäft der Unternehmen. Deshalb gibt es in den meisten Unternehmen hierfür keine eigene Fachabteilung mit einem entsprechenden Fachwissen. Ein weiterer Kostentreiber ist: Oft existieren in den Betrieben mehrere Bedarfsträger wie Marketing, Vertrieb und Unternehmenskommunikation und diese kaufen die veranstaltungsrelevanten Dienstleistungen unabhängig voneinander ein. Der Einkauf ist also nicht koordiniert. Zudem erfolgt keine systematische und zentrale Kostenkontrolle. Entsprechend hoch sind oft die mit den Veranstaltungen verbundenen Kosten.

Events lieber streichen?

Deshalb stellt sich gerade in der aktuellen Wirtschaftssituation manch Unternehmen zum Beispiel die Frage: Sollen wir künftig unsere Betriebsfeier streichen? Oder: Können wir auf ein, zwei Messeauftritte, Händlertage oder Kundenveranstaltungen verzichten? Ein solcher Verzicht ist aber oft schwierig - auch weil die Veranstaltungen häufig ein Teil der Firmentradition sind. Deshalb geht von ihrer Streichung eine negative Signalwirkung aus - nach innen und außen.

Sinnvoller ist deshalb zumeist, bevor zum Rotstift gegriffen wird, den Einkauf der Veranstaltungen zu systematisieren und zu professionalisieren und sich zu fragen: Wie können wir die Veranstaltungen trotz fehlender Fachabteilung und begrenztem Fachwissen preiswerter einkaufen - bei gleich bleibender oder sogar besserer Qualität? Sich mit dieser Frage zu befassen, lohnt sich, da im Einkauf von Events oft noch beachtliche Einsparpotenziale ruhen.