Die Tücken der Software-Verwaltung

Kostenfalle Lizenzmanagement

Matthias ist das neueste Mitglied der COMPUTERWOCHE-Redaktion und schwerpunktmäßig der Print-Ausgabe zugeordnet. Dort verantwortet der studierte Journalist die News im Ressort Produkte & Praxis. Weiter schreibt er querbeet über Software, mobile Lösungen, Endgeräte, Strategien und was sonst noch die IT-Welt bewegt.
Software-Verwaltung bereitet vielen Unternehmen Probleme. Dieses heikle Thema verschäft sich durch aktuelle Trends wie „Bring your own Device“ und Virtualisierung. Vincent Smyth, General Manager bei Flexera, zeigt, wo die Stolpersteine liegen und wie man sie umgeht.
Vincent Smyth, General Manager bei Flexera
Vincent Smyth, General Manager bei Flexera
Foto: Flexera Software

Die Problematik der Software-Lizenzierung wird laut Smyth von vielen Unternehmen unterschätzt. „Ein gutes Beispiel ist hier der Lizenzvertrag von iTunes. Ich denke nur die wenigsten Privatpersonen klicken sich tatsächlich durch die unzähligen Seiten und lesen sie aufmerksam durch.“ Im Unternehmensumfeld seien Lizenzverträge nochmal deutlich komplexer. „Dabei sollte jedes Unternehmen diese Bestimmungen bis ins Detail kennen, schließlich sind sie verpflichtet, entsprechend diesen Bestimmungen für die Nutzung der Software zu zahlen.“, sagt der Flexera-Manager.

Sollten die Unternehmen den Lizenzvertrag verletzen, droht ihnen Strafzahlungen im erheblichen Maße. Smyth ist davon überzeugt, dass die Dringlichkeit dieses Problems von vielen Unternehmen bewusst herunter gespielt wird. „Unternehmen möchten nicht, dass die Öffentlichkeit davon erfährt, dass sie auf der einen Seite für Software zahlen, die keiner nutzt und auf der anderen Seite Software von Mitarbeitern genutzt wird, für die eigentlich gezahlt werden müsste.“

Ein typisches größeres Unternehmen hat in den letzten zehn bis zwölf Jahren laut Smyth Lizenzen für etwa 5.000 bis 10.000 verschiedene Anwendungen erworben und für mehrere Millionen Euro Software gekauft. Das Brisante: Viel davon wurde umsonst ausgegeben. „Aus meiner langjährigen Erfahrung betrachtet ist Software der Bereich in Unternehmen, der am schlechtesten gemanagt wird. Viele Unternehmen habe keine Ahnung, in welche Software sie tatsächlich investiert haben“, erklärt Smyth. Dieser aus seiner Sicht desaströse Zustand birgt seiner Meinung nach jedoch auch viel Einsparungspotenzial.

Die Strategien der Unternehmen

Smyth unterscheidet zwischen offenen und restriktiven Unternehmen - je nachdem welche Software-Strategie gefahren wird. Firmen mit einer offenen Einstellung erlauben es Mitarbeitern fast völlig ohne Einschränkung individuell Software zu erwerben und auf Firmengeräte zu installieren. Firmen mit einer restriktiven Strategie kaufen Software ausschließlich über einen zentralen und komplett von der Firma kontrollierten Kanal. Wieder andere Unternehmen mischen diese beiden Herangehensweisen. „Je nachdem für welche Methode sich ein Unternehmen entscheidet, ergeben sich neue Ebenen der Komplexität. Hier den Überblick darüber zu behalten, welche Software tatsächlich im Unternehmen eingesetzt wird, fällt zunehmend schwer“, weiß der Manager.

Vordergründig scheint die Lösung der kompletten Software-Kontrolle die beste und einfachste im Sinne des Software-Managements zu sein. Smyth: „Wir haben es mit vielen Unternehmen zu tun, die ihre Mitarbeiter beim Software-Kauf einschränken weil sie die volle Kontrolle über die genutzte Software behalten wollen.“ Doch er gibt zu bedenken, dass sich Unternehmen im ständigen Konkurrenzkampf um junge Talente befinden und diese potenziellen Mitarbeiter ihr zukünftigen Arbeitgeber auch oft danach wählen, welche Hardware, aber auch welche Software intern eingesetzt wird. Eine allzu restriktive Software-Politik könnte die jungen Talente direkt in die Arme der Konkurrenz treiben.

Unabhängig davon, für welche Taktik sich ein Unternehmen entscheidet, ein großes Problem wird laut Smyth immer bleiben, zu wissen, auf welchen Geräten die gekaufte Software dann tatsächlich installiert wird. Und auch wenn die Software installiert wurde, ist noch lange nicht sicher, dass sie auch genutzt wird. „Lizenzgebühren für Software zu zahlen, die zwar installiert ist, aber nicht eingesetzt wird, ist im wahrsten Sinne des Worte herausgeschmissenes Geld.“