Der Import von Kundenadressen erfolgt über eine formatierte Textdatei, die sich problemlos aus jeder Excel-Tabelle erzeugen lässt. Inxmail verarbeitet dabei CSV (Comma Separated Value)-Dateien ebenso wie Textdateien, in denen die Felder mit Tabulatoren getrennt sind. Dabei kann Inxmail über Daten wie Vor- und Nachname hinaus beliebig viele Felder importieren, die sich anschließend auch zum Personalisieren der Mails verwenden lassen. Von der kundenspezifischen Produktmeldung bis zum Geburtstagsgruß ist so fast alles möglich. Inxmail soll mit Listengrößen bis zu etwa 3000 Einträgen zurechtkommen. Im Test waren auch mehr möglich, allerdings sinkt dann die Performance erheblich.

Vorlagen erzeugen

Eine Mail-Vorlage ist nichts anderes als eine normale HTML-Datei, die mit Befehlen für Inxmail angereichert wurde. Alle statischen Teile wie etwa Logo, Firmenname oder Hinweis auf das Abmelden vom Newsletter werden direkt in die Vorlage geschrieben. Dynamische Teile werden durch Einfügen des Befehls [inx:replace("Abschnittname",4)] erzeugt. In Anführungszeichen steht dabei die Bezeichnung des Abschnitts, die Zahl beschreibt die Anzahl der Zeilen im Eingabeformular. Je gleichmäßiger der Aufbau der Newsletter ist, desto genauer kann das Template angepasst werden und desto einfacher ist hinterher die Texteingabe.

Mail erstellen

Wenn Liste und Vorlage fertig sind, ist es Zeit für die erste Mail. Auch hier hilft ein kleiner Assistent, der den Betreff, das Format (Text, HTML oder beides) und die zu verwendende Vorlage abfragt. Der eigentliche Text wird mit Hilfe eines Formulars eingegeben. Für jeden inx:replace-Befehl in der Vorlage erzeugt Inxmail ein entsprechendes Eingabefeld. Im Text lassen sich weitere Inxmail-Befehle einbauen, etwa das aktuelle Datum oder Bausteine, die nur angezeigt werden, wenn eine Spalte der Empfängerliste eine bestimmte Bedingung erfüllt. So kann der Anwender beispielsweise sicherstellen, dass er nur jenen Kunden das neue Sonderangebot für Windeln empfiehlt, die auch kleine Kinder haben.

Wenn Links in einer Mail verwendet werden sollen, so werden diese als HTML-Quelltext eingegeben. Inxmail bietet hierfür keine Hilfe. Auch für Formatierungen wie fett, kursiv oder Listen muss auf die entsprechenden HTML-Befehle zurückgegriffen werden.

Tipp: Wenn Sie das erste Mal eine Mail mit einer neuen Vorlage erstellen, testen Sie mit einfachen Texten. Denn wenn in der Vorlage noch ein Fehler steckt, müssen Sie von vorne anfangen. Eine Mail lässt sich nicht nachträglich mit einer anderen Vorlage verbinden.