Service-Level bestimmen und Sourcing planen

Um schnell zu vorzeigbaren Ergebnissen zu kommen, holte Gerald Höhne externes Sourcing-Know-how ins Unternehmen. Ein Beraterteam der Gebhardt Sourcing Solutions AG aus Böblingen stellte sicher, dass der neue IT-Vergabeprozess bei SMA die strategischen Unternehmensziele unterstützt, standardisiert abläuft und jederzeit reproduzierbar ist.

In einem ersten Schritt mussten die Anforderungen in Bezug auf die IT-Leistungstiefe und die Service Level bei SMA beschrieben werden. Mit Hilfe des externen Dienstleisters wurde eine Dokumentation beziehungsweise strukturierte Basis erstellt, auf der die weitere Sourcing-Planung aufsetzen konnte.

Sourcing-Baukasten definiert IT-Funktionen

Entscheidend waren aber nicht allein die formalen Mittel, die zum Einsatz kamen, sondern die inhaltliche Arbeit an der Sourcing-Strategie. Es zeichnete sich schnell ab, dass für SMA nur die Vergabe von Commodity-Diensten und ausgewählter Projektaufgaben an externe Provider infrage kamen. Die Anwendungshoheit und Architekturkompetenz blieben jedoch unangetastet, alle unternehmenskritischen IT-Services erbringt SMA weiterhin selbst. Um optimale Preise von den Anbietern zu erhalten, war es notwendig, die einzelnen Leistungen markttypisch zuzuschneiden und die Verantwortung der Partner genau zu klären. Es entstand eine Art "Sourcing-Baukasten", der als Grundlage für sämtliche Vergabeaktivitäten bei SMA dient. Er beinhaltet eine präzise Abgrenzung sämtlicher IT-Funktionen, ein Set an Prozess- und Rollendefinitionen sowie klar umrissene Steuerungsaufgaben, die ein reibungsloses Lieferanten-Management garantieren sollen.

Bevor Höhne erste IT-Outsourcing-Projekte anstieß, herrschte bei SMA vollständige Klarheit darüber, welche IT-Funktionen extern vergeben werden können. Zu ihnen zählen Client-Services, das Firmennetzwerk, SAP-Server, der Anwendungsbetrieb und Helpdesk.