Das Wissen der Mitarbeiter beziehungsweise seine Sammlung und Verteilung entwickelt sich zu einem zentralen Aspekt in jeder Firma. Bleibt das Know-how nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter oder auf ihren Rechnern, bremst das die Unternehmen früher oder später aus. Auf der anderen Seite kann niemand zur Weitergabe seines Wissens gezwungen werden. Einzig eine nachhaltige Motivation führt zum Ziel. Monetäre Anreize allein bringen allerdings wenig - es geht vielmehr darum, optimale Rahmenbedingungen für das Enterprise-Knowledge-Management zu schaffen.

1 Freiräume und Technologie

Die wichtigste Grundvoraussetzung für effizientes Knowledge-Management ist genügend Freiraum für Mitarbeiter, um wertvolle Informationen auch im hektischen Alltagsgeschäft niederschreiben zu können. Darüber hinaus muss eine geeignete Plattform geschaffen werden, über die jeder Mitarbeiter sein Wissen erfassen und anderen zugänglich machen kann. Die eingesetzten Tools sollten einfach zu bedienen und unabhängig von lokalen Installationen sein. Ideal sind hier Browser-basierte Lösungen, mit denen Mitarbeiter auch von außerhalb des Firmennetzwerks arbeiten können. Darüber hinaus sollten die Tools auf Smartphones und Tablets nutzbar sein. Um unterschiedlichem Informationsverhalten nachzukommen, sollte jeder Client die Optionen "Push" und "Pull" bieten und neue Einträge entweder automatisch oder auf Abruf bereitstellen. Das Portal zum Knowledge-Management-System sollte sich den Nutzerbedürfnissen anpassen lassen. Dazu gehören beispielsweise Auswahlmöglichkeiten, welche Informationen per Default sichtbar sind oder ausgeblendet werden.

Das Fehlen eines Review-Prozesses vor der Veröffentlichung von Dokumenten wird oft als Hemmnis für effizientes Knowledge- Management gesehen. Die soziale Kontrolle, also die Angst, etwas Falsches zu erfassen, hat sich jedoch in der Praxis als so groß erwiesen, dass etwaiger "Unsinn" im System kaum zum Problem wird. Um die Qualität der Einträge weiter zu steigern, sind aber nachgelagerte Review-Prozesse durch Fachabteilungen sinnvoll. Sie lassen sich mit unterschiedlichen Stati wie zum Beispiel "fast-track released" oder "reviewed" erweitern.