2 Definierte Verantwortlichkeiten
In der Praxis hat es sich als sinnvoll erwiesen, neu erstellte Know-how-Dokumente einem Verantwortlichen zuzuordnen, der bei Veränderungen und beim Veralten eines wichtigen Dokumentes automatisch benachrichtigt wird. In der Regel ist dies der Verfasser. Solche Know-how-Dokumente enthalten zum Beispiel Informationen zum Verfasser, Publikationsort und Gültigkeitszeitraum von Artikeln, Präsentationen und Tabellen. Es lassen sich beispielsweise vier "Alters-Level" definieren: Grün (vier Monate), Gelb (acht Monate), Rot (zwölf Monate), Schwarz (nicht überwacht). Diese Kriterien sollten variabel je nach Dokumententyp auswählbar sein. So veraltet beispielsweise ein Best-Practice-Dokument (große Wichtigkeit für das Unternehmen) schneller als ein einfaches Informationsdokument ("Wie bediene ich den Kopierer?"). Durch die Benachrichtigungen wird Ersteres aktiver geprüft und gepflegt als das zuletzt genannte Dokument. Werden die Informationen häufig von bestimmten Personen geändert, sollten diese in der Folge auch Benachrichtigungen erhalten. Da eine solche Überwachung nur für schnell alternde Dokumente erforderlich ist, sollte sie flexibel einstellbar sein und sich gegebenenfalls auf den Level "nicht überwacht" herabstufen lassen.
- Tipps für das Enterprise 2.0
Unternehmensinterne Social-Media-Plattformen bringen Teamarbeit und Wissens-Management auf ein neues Niveau. So gelingt das Enterprise 2.0. - Klein und früh anfangen:
Wer schon zum Start den großen Wurf plant, wird ewig planen und wenig einführen. - Pilotprojekte in Social-Media-affinen Teams:
Geeignet sind insbesondere verteilte Gruppen mit viel Projektarbeit. Sie haben einen hohen Abstimmungsbedarf und sind zugänglich für neue Kommunikationsformen. - Multiplikatoren identifizieren:
Mitarbeiter, die andere Kollegen begeistern können, sind Gold wert. Das Social Business funktioniert nur mit einer kritischen Masse. - Portale sind besser als Einzellösungen:
Wenn sich Mitarbeiter für Wikis, Foren und soziale Netze getrennt anmelden müssen, verlieren sie schnell die Lust. - Arbeitsprozesse abbilden:
Wenn Abläufe wie Urlaubsübergabe und Dokumentenbearbeitung vom sozialen Netz unterstützt werden, erschließt sich den Mitarbeitern ein Nutzen. Das fördert die Akzeptanz. - Klarnamen vorschreiben:
Wer den Umgangston in öffentlichen Diskussionsforen im Internet kennt, wird ihn sich nicht im eigenen Unternehmen wünschen. Anonymität fördert Beleidigungen und Mobbing, Klarnamen schützen davor. - Guidelines formulieren:
Wenn Geschäftsabläufe abgebildet werden, sollte klar sein, wo welche Inhalte gepostet werden sollen und dürfen. - Betriebsrat einbinden:
Social Business schafft Transparenz im Unternehmen und sollte daher mit der Arbeitnehmervertretung abgesprochen werden. - Datenschutz beachten:
Soll sich das soziale Netz auf ausländische Niederlassungen erstrecken, müssen zuvor Datenschutzbestimmungen abgeklärt werden.