Für Auslagerungsprojekte müssen sich Anwender darüber im Klaren sein, dass vor, während und zum Ende eines solchen Vorhabens Kosten entstehen.

Und damit sind noch nicht einmal die monatlichen Zahlungen gemeint, die nach Betriebsübergang dem beauftragten Service-Provider zustehen. Die Höhe der darüber hinaus erforderlichen Aufwendungen hängt von Art, Besonderheit und Komplexität des Outsourcings ab. Solche Transaktionskosten sind der Preis, den Anwender für die mit der Auslagerung angestrebten Einsparungen zu zahlen haben.

Schon die Projektvorbereitung, das Erstellen der Ausschreibungsunterlagen, das Bewerten der Angebote und die Auswahl des Dienstleisters erfordern einen hohen Einsatz interner und externer Ressourcen. Auch die Due Diligence, also die Sichtung des auszulagernden IT-Bereichs durch potenzielle Auftragnehmer, ist für beide beiden Seiten aufwändig. Doch der wichtigste Kostenfaktor liegt oft im Verborgenen und ist schwer zu beziffern: Während der Dauer des gesamten Prozesses ist die interne IT überwiegend mit sich selbst beschäftigt. Die in das Vorhaben eingebundenen Mitarbeiter stehen nicht mehr für anderweitige Aufgaben zur Verfügung. Zwar ist der laufende Betrieb in der Regel gesichert, doch es bleibt wenig Raum für Verbesserungen, und die Aufmerksamkeit für die Bedürfnisse der internen Kunden schwindet.

Darüber hinaus belastet die Verunsicherung der Mitarbeiter das Arbeitsklima in der IT-Abteilung. Loyalität, Motivation und Produktivität leiden, was durchaus zu Abwanderungen wichtiger Know-how-Träger führen kann. Zumindest während der Entscheidungs- und Übergangsphase ist der Bedarf an "Management Attention" der Unternehmungsführung enorm, zudem müssen weitere Bereiche etwa die Personalabteilung und das Controlling das Outsourcing-Projekt unterstützen.