Eine interne Mannschaft bleibt

Outsourcing-Beziehungen brauchen organisatorischen Rückhalt beziehungsweise Prozesse, mit denen sich die langfristige Geschäftsbeziehungen steuern lässt. Einen erhebliche Aufwand müssen die Anwenderunternehmen für die Retained Organisation kalkulieren, der das Dienstleister-Management obliegt. Hier wählen die auslagernden Unternehmen häufig eine zu große Organisation. Hintergrund ist der Wunsch, den Dienstleister möglichst umfassend kontrollieren und wichtige strategische Bestandteile der IT behalten zu können. Zu große Retained Organisations führen nicht nur zu hohen Kosten auf Seiten des Anwenderunternehmens, sie beschäftigen mit ihren Forderungen zumeist auch den Anbieter übermäßig und verhindert damit mögliche Kosten- oder Leistungsverbesserungen.

Die Retained Organisation sollte sich nur dezent in die Leistungserbringung des Outsourcing-Partners einmischen. Andernfalls gefährdet sie das mögliche Synergiepotenzial und droht zu einem ständigen Konfliktherd zu werden. Aber nicht nur die Größe sondern auch die Besetzung der Inhouse-Mannschaft ist häufig problematisch, weil verdiente Mitarbeiter aus dem Team, das zum Dienstleister wechselt, im Hause bleiben. Unbeachtet bleibt dabei, dass die Aufgabe der Dienstleistersteuerung eine völlig andere als die der Führung einer internen IT-Funktion ist. Die ehemaligen Führungskräfte sind zudem sehr gut bezahlt Kräfte. Eine Retained Organisation, die zu sehr auf ehemals interne IT-Manager setzt, ist daher teuer.

Auch das Ende ist nicht umsonst

Zum Lebenszyklus einer Outsourcing-Beziehung gehört auch das Auslaufen eines Vertrags. Die damit verbundenen Kosten werden in den Wirtschaftlichkeitsberechnungen kaum berücksichtigt. Selbst eine Vertragsverlängerung ist aufwändig, weil eine Neuverhandlung ansteht und Vergleichsangebote eingeholt werden müssen. Entscheidet sich das Unternehmen gegen eine mögliche Rückabwicklung (Backsourcing) oder einen Anbieterwechsel, und für einen Anschlussvertrag mit dem bisherigen Provider, entfallen zumindest die Transformationskosten. Deshalb hat der bestehende Outsourcing-Partner meist einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.