Auf dem Weg ins ERP-System
Vorausgesetzt, die Eingangsrechnungen liegen in ausreichender Qualität in elektronischer Form vor, können die dort enthalte-nen Informationen per Vorlagen oder Freiformerkennung mittels optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition = OCR) ausgelesen und in ein ERP-System übertragen werden. Dort lassen sie sich mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen und buchen. Wie viel hier zu sparen ist, hängt auch von der Qualität der Erkennungssoftware ab.
Im gedachten Beispiel dauert die manuelle Erfassung von Rechungen ohne Bestellbezug und ohne Wareneingangsbuchung durchschnittlich 3,5 Minuten, elektronisch sind es 1,5 Minuten. Die Erfassung von Rechungen mit Bestellbezug, aber ohne Wareneingangsbuchung lässt sich von 2,5 auf eine Minute verkürzen, mit Bestellbezug und Wareneingangsbuchung von 1,5 auf eine halbe Minute. Die Erfassungszeit kann also durchschnittlich mehr als halbiert werden. Ehemals manuelle Abgleiche der Bestellung mit der Rechnung sowie die Lieferantenkontrolle übernimmt das System. Ablagearbeiten und Papierkopien entfallen.
Das größte Sparpotenzial besteht bei Rechnungen mit Bestellbezug und Wareneingang, denn leistungsfähigere Systeme ordnen diese automatisch zu und gleichen sie miteinander ab. Im Beispiel werden für die Anteile mit und ohne Bestellbezug und Wareneingangsbuchung Erfahrungswerte aus zahlreichen Projekten zugrunde gelegt. Häufig anzutreffen ist ein Anteil an Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug und Wareneingangsbuchung von etwa 40 Prozent. 35 Prozent besitzen zwar einen Bestellbezug, aber keine Wareneingangsbuchung, weitere 25 Prozent haben beides. In dieser zweiten Phase können bei Prozesskosten in Höhe von 2,53 Euro (manuell) gegenüber 1,19 Euro (elektronisch) im Durchschnitt schon 1,34 Euro beziehungsweise über zwei Minuten pro Rechnung eingespart werden.
Je größer ein Unternehmen ist und je mehr Standorte es besitzt, desto mehr Rechnungen kursieren zwischen weit voneinander entfernten Arbeitsplätzen. Hier lässt sich besonders viel sparen.
Liegen für eine Rechnung weder Bestellbezug noch Wareneingangsbuchung vor und wird sie elektronisch versandt, verkürzen sich die Liegezeiten an den Arbeitsplätzen. Prozesskosten von fünf Euro bei konventioneller Prüfung stehen annähernd 1,50 Euro bei elektronischer Prüfung gegenüber. Neben den Einsparungen an den Prozess- und Versandkosten (traditionell: Hauspost, Post oder Fax) können nun Skontofristen vollständig genutzt werden.
Haben die Rechnungen Bestellbezug und ist eine Wareneingangsbuchung vorhanden, so können bei klarer Sachlage Preise und Mengen ohne Rückfrage im Materialeinkauf allein im ERP-System geprüft und die Rechnungen bei Übereinstimmung vollautomatisch gebucht werden. Die Prozesskosten entfallen dann nahezu komplett. Im gewichteten Mittel können pro Eingangsrechnung 2,15 Euro eingespart werden. Die Versandkosten per Hauspost, Post oder Fax und E-Mail sinken dabei zusätzlich von 50 Cent auf zehn Cent, insgesamt also 2,55 Euro je Rechnung. Die Gewinne aus optimierter Skontonutzung sollten darüber hinaus unbedingt ermittelt und einbezogen werden, da sie möglicherweise schon für sich betrachtet eine Automatisierung der Rechnungseingangsprüfung rechtfertigen.