Die rein manuelle Bearbeitung einer Rechnung kostet mindestens acht Euro, wobei aber die Buchhaltungen größerer Unternehmen sogar von bis zu 120 Euro sprechen. Einberechnet werden dabei üblicherweise alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Auch die gesamten Postwege und die in den jeweiligen Fachabteilungen benötigte Zeit sind berücksichtigt.

Hinzu kommen die entgangenen Erträge, die durch versäumte Skontonutzung entstehen. Der generelle Flexibilitätsgewinn wie auch der wichtige qualitative Aspekt der Auskunftsfähigkeit, zum Beispiel gegenüber Lieferanten, werden bei der monetären Betrachtung dagegen nur oberflächlich berücksichtigt. Ein Unternehmen kann sich im Fall der herkömmlichen Rechnungsbearbeitung nicht oder nur zu hohen Kosten einen vollständigen Überblick über alle im Umlauf befindlichen Rechnungen verschaffen.

Betrachtet man die Sparpotenziale genauer, gliedert sich die Rechnungsbearbeitung in vier Hauptbereiche: den Posteingang, das Auslesen und Übertragen der Daten ins ERP-System, die eigentliche Rechnungsprüfung sowie die Archivierung. Bis auf den Posteingang erlauben diese Schritte schon im Einzelnen, aber ganz besonders in ihrem Zusammenspiel beträchtliche Verbilligungen.

In der folgenden Kosten-Nutzen-Betrachtung besitzt das Geschäftsjahr 250 Arbeitstage. Die Berechnung erfolgt unter der Annahme, dass eine repräsentative Eingangsrechnung zwei Seiten stark ist, und eine durchschnittliche Arbeitsstunde aller am Prozess beteiligten Personen mit Vollkosten von 40 Euro zu Buche schlägt.

Im ersten der vier Hauptbereiche, also im Posteingang, werden Rechnungen geöffnet, gegebenenfalls entklammert und mit Posteingangsstempel oder Barcode versehen. Im Fall der rein manuellen Bearbeitung werden sie kopiert und abgelegt, im Fall der elektronischen Bearbeitung eingescannt, auf Lesbarkeit kontrolliert und eventuell indiziert oder an die nachgeordnete Erkennungssoftware übergeben.

Qualität der Eingangspost

Den Prozesskosten der elektronischen Eingangsbearbeitung von 0,48 Euro pro Rechnung stehen erfahrungsgemäß Kosten der manuellen Bearbeitung von knapp 0,50 Euro gegenüber. Die elektronische Eingangsbearbeitung ist in der ersten Phase also ungefähr zwei Cent pro eingehende Rechnung günstiger. Eine für den Posteingang allein getätigte Investition in Software, Scanner beziehungsweise Hardware, Implementierung, Wartung sowie Mitarbeiterausbildung amortisiert sich deshalb nicht immer. Der Hauptvorteil eines Umstiegs auf elektronische Systeme liegt eher in der neuen Qualität der Eingangspost, hier im Speziellen der Rechnungen, für die elektronische Bearbeitung. Sie können nun ausgelesen, per E-Mail weitergeleitet und bearbeitet werden.