Alles zum Lizenz-Management

10 Tipps zum Umgang mit Lizenzen

Karin Quack
Karin Quack ist als leitende Redakteurin für Themen rund um das IT-Management verantwortlich. Sie steht in engem Kontakt zu den CIOs und weiß, wo ihnen der Schuh drückt.  Privat interessiert sich Quack für den Fußball - vor allem der FC Barcelona hat es ihr angetan.
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Zu viele Lizenzen kosten unnötig Geld, zu wenige bringen juristischen Ärger. Diese Formel bezeichnet das ewige Kreuz mit dem Lizenz-Management.

Lizenz-Management ist auch ein Prozess für den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmenswerten, so sagt die in Soest ansässige Unternehmensberatung Aagon Consulting. Mit dieser Aufgabe der Werterhaltung will sie IT-Leiter, CIOs und IT-Administratoren nicht allein lassen. So hat sie zehn Tipps für das Management von Softwarelizenzen in Unternehmen zusammengestellt.

1. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen

Der erste Schritt zu einem funktionierenden Lizenz-Management ist nicht der Kauf eines entsprechenden Werkzeugs, gibt Aagon zu bedenken. Viel wichtiger sei es, einen verantwortlichen und verantwortungsbewussten Lizenz-Manager zu berufen, der die notwendigen Prozesse im Unternehmen etabliert, laufend überprüft und - in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung - anpasst. Er muss nicht zwangsläufig aus der IT stammen, denn seine Aufgabe ist ja vornehmlich kaufmännischer und organisatorischer Art. Ein guter Kandidat wäre beispielsweise auch ein Mitarbeiter aus dem Einkauf, der sich auf Vertrags-Management spezialisiert hat.

2. Konsolidieren Sie Ihre Software

Je weniger vielfältig die Softwareprogramme in einem Unternehmen, desto einfacher das Management der jeweiligen Lizenzen. Selbstverständlich dürfe die Konsolidierung nicht zu Lasten der Produktivität gehen, warnt Aagon. Doch allein die Beschränkung beispielsweise auf ein PDF-Tool erspare der Systemadministration und dem Support schon viel Arbeit. Und wenn dann statt fünf unterschiedlicher Versionen einer Bildbearbeitungssoftware nur noch eine genutzt wird, profitiert das Unternehmen von Mengenrabatten sowie konzentriertem Support.

3. Zentralisieren Sie die Beschaffung

Software sollte im Unternehmen grundsätzlich von einer zentralen Stelle aus beschafft werden, empfiehlt Aagon. So könne sie auch nicht über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangen. Zudem habe nur ein zentraler Software-Beschaffer die Möglichkeit, zu prüfen, ob dafür noch freie Lizenzen im vorhanden sind oder ob eventuell auch eine alternative Software in Frage kommt. Unnötig zu erwähnen, dass Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger auf diese Weise deutlich vereinfacht werden.

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