Um sich im internationalen Wettbewerb zu behaupten, sind Unternehmen darauf angewiesen, ihren oftmals weltweit verteilten Mitarbeitern optimale Kommunikations- und Kooperationsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen - aber zu welchem Preis? Die Einführung einer konventionellen Groupware-Lösung ist in der Regel mit hohen Kosten sowohl für die Anschaffung der Soft- und Hardware als auch für die Wartung und Mitarbeiterschulungen verbunden. Mit Blick auf den Anteil von IT-Projekten, die letztendlich scheitern, scheuen sich vor allem kleine und mittlere Unternehmen häufig vor einer solchen Investition.
In der Open-Source-Gemeinde erfreuen sich allerdings seit einiger Zeit Wikis als günstige und einfach zu nutzende Alternativen wachsender Beliebtheit, um Projekte zu koordinieren und zu dokumentieren. Im Prinzip handelt es sich bei einem Wiki um eine Web-Seite, deren Inhalt jeder Besucher mit Hilfe seines Browsers frei bearbeiten kann. Dabei liegt das besondere Augenmerk darauf, Zugangsbeschränkungen abzubauen und das Editieren und Hinzufügen von Seiten so einfach wie möglich zu gestalten. So werden zum Beispiel durch eine einfache Wiki-Syntax HTML-Kenntnisse unnötig, und auch technisch wenig versierte Benutzer finden sich damit schnell zurecht. Deswegen bieten diese simplen Collaboration-Tools vielen Besuchern die Möglichkeit, gleichberechtigt am Erfolg eines Projektes mitzuwirken.