Das Wissen der Mitarbeiter beziehungsweise seine Sammlung und Verteilung entwickelt sich zu einem zentralen Aspekt in jeder Firma. Bleibt das Know-how nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter oder auf ihren Rechnern, bremst das die Unternehmen früher oder später aus. Auf der anderen Seite kann niemand zur Weitergabe seines Wissens gezwungen werden. Einzig eine nachhaltige Motivation führt zum Ziel. Monetäre Anreize allein bringen allerdings wenig - es geht vielmehr darum, optimale Rahmenbedingungen für das Enterprise-Knowledge-Management zu schaffen.
COMPUTERWOCHE Marktstudien zum Thema ECM
- Ein "klassischer" Zettelkasten auf dem Desktop
Mit der auf Java basierenden Software "Zkn3" steht eine Lösung zur Verfügung, die den Aufbau von Literatur- und Textsammlungen ermöglicht. - Unabhängigkeit von der Plattform durch Java
"Zkn3" kann problemlos auch auf Mac OS X zum Einsatz kommen. - Nicht unbedingt WYSIWYG
Aber nach der Eingabe der Daten als reiner Text werden diese dann auch entsprechend der Auszeichnung auf dem Bildschirm dargestellt. - Ein Zettelkasten mit vielen Möglichkeiten
Bei der freien Software "Synapsen" kann der Anwender schon bei der Installation die entsprechende Unterstützung für seine Textverarbeitung installieren. - Der "Synapsen"-Zettelkasten im Einsatz
Die Oberfläche der Software ist nicht mehr ganz auf dem Stand moderner GUIs, wie man sie heute in der Regel auf den Windows-Systemen findet. - Auch hier ist es möglich, über Plattformen hinweg zu arbeiten
"Synapsen" arbeitet dank Java ebenfalls problemlos mit Mac OS X zusammen. - Notizzettel, die überall zur Verfügung stehen
Diese Idee steckt hinter "Evernote und wird durch die Verfügbarkeit auf vielen Systemen und mit Hilfe der Abspeicherung im Web ermöglicht. - Wichtiger Vorgang, wenn das Wissen "up to date" bleiben soll
Evernote muss synchronisieren, damit sich die Daten auf einem einheitlichen Stand befinden. - Die Notizen und anderen Daten stehen auch mobil zur Verfügung
Die freie App von Evernote ermöglicht den Zugriff von Android, iOS und Windows Phone 7 auf das gesammelte Wissen. - Auch Microsoft hat ein gutes Tool für das Wissensmanagement im Angebot
OneNote gehört ebenfalls zur Office-Familie, ist aber vielen Anwendern nicht so geläufig wie Microsoft Word oder Excel. - OneNote kann auch Online und in der Cloud zum Einsatz kommen
Dazu braucht es aber kein Office 365, da eine OneNote WebApp auch für Microsofts Onedrive zur Verfügung steht). - OneNote im mobilen Zugriff
Nachdem es zunächst nur eine App für iOS und Windows Phone gab, stellt Microsoft auch Android-App zur Verfügung, die regelmäßig Updates erfährt. - Zu Beginn sicherlich etwas gewöhnungsbedürftig
Die freie Software Freemind bietet dem Anwender alle Möglichkeiten des Mindmappings, verlangt aber eine gewisse Einarbeitungszeit - Die in der Basisversion kostenfreie Software von Mindmeister
Sie ermöglicht die Arbeit mit Mindmaps in der Cloud und erlaubt auch das Teilen der Mindmaps mit Kollegen auf diesem Weg. - So ist ein Arbeiten bei jeder Gelegenheit möglich
Die MindMeister-Software wird auch als App für Android oder iOS angeboten und kann dann auf die gleichen Dateien zugreifen, die von der Online- oder Desktop-Version der Software erstellt wurden. - Schnell, klein und einfach
Mit der Wiki-Software Notebook2 können Anwender problemlos eigene Wikis auch auf USB-Sticks anlegen und verwenden. - Einfaches Editieren mit wenig Besonderheiten
Das Prinzip der einfachen Verwaltung "virtueller Zettel", die dann verknüpft sind, wird bei Notebook2 sehr konsequent umgesetzt. - Wiki-Prinzip mit ganz moderner Oberfläche
Die Software lexiCan4 wurde mit dem aktuellen Ribbon-Konzept der Office-Anwendungen ausgestattet und sollte so für die meisten Anwender leicht zu bedienen sein. - Ein neues Wissensgebiet ist schnell angelegt
Wer mit Word umgehen kann und schon mal ein Wiki gesehen hat, wird in der Regel auch mit lexiCan4 schnell eigene Wissensgebiete anlegen und entsprechend gliedern können.
1 Freiräume und Technologie
Die wichtigste Grundvoraussetzung für effizientes Knowledge-Management ist genügend Freiraum für Mitarbeiter, um wertvolle Informationen auch im hektischen Alltagsgeschäft niederschreiben zu können. Darüber hinaus muss eine geeignete Plattform geschaffen werden, über die jeder Mitarbeiter sein Wissen erfassen und anderen zugänglich machen kann. Die eingesetzten Tools sollten einfach zu bedienen und unabhängig von lokalen Installationen sein. Ideal sind hier Browser-basierte Lösungen, mit denen Mitarbeiter auch von außerhalb des Firmennetzwerks arbeiten können. Darüber hinaus sollten die Tools auf Smartphones und Tablets nutzbar sein. Um unterschiedlichem Informationsverhalten nachzukommen, sollte jeder Client die Optionen "Push" und "Pull" bieten und neue Einträge entweder automatisch oder auf Abruf bereitstellen. Das Portal zum Knowledge-Management-System sollte sich den Nutzerbedürfnissen anpassen lassen. Dazu gehören beispielsweise Auswahlmöglichkeiten, welche Informationen per Default sichtbar sind oder ausgeblendet werden.
Das Fehlen eines Review-Prozesses vor der Veröffentlichung von Dokumenten wird oft als Hemmnis für effizientes Knowledge- Management gesehen. Die soziale Kontrolle, also die Angst, etwas Falsches zu erfassen, hat sich jedoch in der Praxis als so groß erwiesen, dass etwaiger "Unsinn" im System kaum zum Problem wird. Um die Qualität der Einträge weiter zu steigern, sind aber nachgelagerte Review-Prozesse durch Fachabteilungen sinnvoll. Sie lassen sich mit unterschiedlichen Stati wie zum Beispiel "fast-track released" oder "reviewed" erweitern.