| Firmen halten im Personalwesen an Aktenschränken fest | |
| Papierakten scannen kostet Zeit und Geld | |
| Von der Mitarbeiterliste zur "HR-Intelligence" | |
| HR-Arbeit per Web-Schnittstelle |
Lohnbuchhaltung und Personalstammdatenverwaltung macht heute kaum einer mehr auf Papier. Firmen betreiben entweder eigene Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme oder beauftragen IT-Dienstleister, die ihnen die Arbeit abnehmen. An diesen Softwarelösungen ändert sich auch kaum etwas, sieht man einmal von den regelmäßigen Aktualisierungen aufgrund gesetzlicher Änderungen ab.
Anbieter von Personalsoftware konzentrieren sich daher auf Funktionen, mit denen Unternehmen Abläufe in der Personalabteilung verbessern können. Besonders betonen Softwarehäuser derzeit die digitale Personalakte. Die Idee dabei: Sämtliche Informationen über einen Angestellten liegen in elektronischer Form vor. Das soll den Zugriff auf Stammdaten und Dokumente beschleunigen sowie Auswertungen erleichtern. Personalexperten würden so weniger Zeit mit der Suche und Verwaltung verlieren und könnten sich den Aufgaben wie etwa der Personalentwicklung und dem Talente-Management widmen, versprechen die Hersteller. Aus elektronisch geführten Akten können Personaler bequem die Altersstruktur der Belegschaft und die Qualifikation von Angestellten in Erfahrung bringen. Ferner erlaubt es die Computerakte, Vorgänge über Workflows zu steuern. Für Briefe an Angestellte können Sachbearbeiter die hinterlegten Angaben verwenden. Ebenso können sie eingehende Schreiben per Mausklick der entsprechenden Mitarbeiterakte zuweisen. Dezentral organisierte Gesellschaften können die digitalen Aktenschränke zentral pflegen, während die Anwender in verschiedenen Standorten darauf zugreifen können.
Große Firmen haben die elektronische Personalakte bereits. Doch obwohl die erforderliche Technik seit mehr als einem Jahrzehnt bereitsteht, hat sich die Alternative zum Aktenordner noch nicht auf breiter Front durchgesetzt. "Gerade sieben bis acht Prozent der deutschen Firmen verfügen über eine digitale Personalakte", schätzt Rainer Kolb, Chef des Softwareherstellers Persis aus Heidenheim.
