Papierakten scannen kostet Zeit und Geld
Die Gründe für die Zurückhaltung der Anwender sind vielschichtig. Einerseits gibt es Personal-Manager, die wenig davon halten, ihre Akten am Bildschirm durchblättern zu müssen. Vor allem aber scheuen Firmen den enormen Aufwand, bestehende Formulare einzuscannen, zu kategorisieren und in die elektronischen Aktenordner einzubinden. "Für 300 Mitarbeiter sämtliche Personalakten einzulesen dauert ewig. Wir müssten extra dafür eine Person abstellen", so eine Fachangestellte in der Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens aus München. Ganz verschließen will sich die Firma der Digitalisierung indes nicht: Zumindest neue Dokumente werden eingescannt und wie die am PC verfassten Schriftstücke in einem Archivsystem abgelegt.
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Zu den regen Nutzern digitaler Personalakten zählt die Lufthansa. Daten und Dokumente über Piloten, Stewardessen und Stewards verwalten die Personaler mit einem Web-basierenden System der Firma aconso aus München. Der Hersteller hat sich auf die digitale Personalakte spezialisiert. Die Daten bezieht das aconso-Produkt aus bestehenden Lohnabrechnungsprogrammen von SAP, ADP ("Paisy") und P&I ("Loga") sowie aus Dokumenten-Management- und Archivsystemen. Bei Persis wie auch bei anderen HR-Softwareherstellern ist die Personalakte integraler Bestandteil einer HR-Suite.
Auf Grundlage der elektronischen Akte können Unternehmen standardisierbare Abläufe automatisieren, argumentiert das Softwareunternehmen. Dazu gehören die Prozeduren beim Einstellen eines Mitarbeiters: Hat ein Bewerber den Vertrag unterschrieben, landen die Personaldaten in der Akte. Der Personalverantwortliche des "Neuen" wird per E-Mail informiert, ebenso die interne Verwaltung, die eine neue Zutrittskarte anfertigen muss. Gleichzeitig lässt sich vormerken, welche Kurse der neue Mitarbeiter demnächst besuchen soll.