Bei vielen Unternehmen kommt das große Erwachen erst nach der Einführung des ERP-Systems. Statt dass sich das Firmenkapital, die Betriebsmittel oder das Personal effizienter für den betrieblichen Ablauf einsetzen ließen, steht sich die Software selber im Weg. Oft wird nach funktionalen Kriterien ausgewählt. Viele Funktionen und hohe Flexibilität führen aber nicht automatisch zu besseren Prozessen. Mitunter fühlen sich die Nutzer vor den Kopf gestoßen: Praktische Funktionen, die sie aus der alten Softwareumgebung kannten, vermissen sie plötzlich. Statt produktiver zu arbeiten, sieht sich der Anwender zu vielen Fragen veranlasst. Oft wird bei der Auswahl auch nicht berücksichtigt, dass eine ERP-Software mit einer Fülle an Funktionen die Hardware belastet.
Viele Unternehmen finden sich nach der Softwareeinführung in einer solchen Situation wieder. Dabei wurde doch auf die Auswahl der Lösung viel Zeit verwendet. Und hier liegt das Problem.
Weder die Auswahl noch der Einsatz eines ERP-Systems ist zu vergleichen mit herkömmlichen Büroprogrammen. Die neue Software ersetzt die vorhandenen Systeme, verlangt von den Mitarbeitern, sich an neue Arbeitsweisen zu gewöhnen, und zwingt zu organisatorischen Veränderungen. Dazu müssen die Angestellten bereit sein. Das erfordert viel Einsatzbereitschaft und Selbstdisziplin sowie die volle Unterstützung durch die Geschäftsleitung. Diese muss zudem eine realistische Vorstellung über Budget und Dauer der Auswahl sowie des gesamten ERP-Projekts entwickeln.
Mit der Wahl des Projektleiters trifft das Unternehmen eine wichtige Entscheidung. Seine Aufgaben kann er nur dann gut erledigen, wenn er als gleichrangiger Gesprächspartner von Bereichsleitern angesehen wird und entsprechende Weisungsbefugnisse hat. Er kann dann Checklisten erstellen, die das unternehmenseigene Anforderungsprofil und das Investitionsbudget festlegen.
Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, vermag das neue ERP-System zu helfen, Aufwand und Kosten zu reduzieren. Sonst dauern Auswahl- und Einführungsverfahren unter Umständen nicht mehrere Monate, sondern Jahre.
ERP-Systeme sind keinesfalls gleich, auch wenn manch einer behauptet, dass sich die Produkte höchstens in ihrer Architektur und weniger in den Features unterscheiden würden. Manche Applikationen verfügen über breite Funktionalität, doch die Funktionstiefe ist eher gering. Das trifft auf viele moderne ERP-Programme zu. Älteren Produkten, die sich im CIM-Zeitalter (Computer Integrated Manufacturing) etablieren konnten, fehlt es vielleicht an einigen Funktionen in der Breite, sie bieten aber Details, die dem Nutzer viel Zeit sparen. Wesentlich ist, dass sich die Prozesse, die dem Anwender wichtig sind, organisatorisch detailliert abbilden lassen.
