Auswahl und Präsentation der ERP-Anbieter
Die ERP-Auswahl sollte sich in eine Vor- und eine Endauswahl untergliedern. In der Vorauswahl begutachtet der Anwender maximal zwölf Anbieter, in der Endauswahl bis zu drei Softwarehersteller.
Der Hersteller sollte seine Präsentation auf bestimmte Funktionsabläufe konzentrieren, die dem Unternehmen wichtig sind. Denn dann muss sich der Anbieter auf die Belange der Firma einstellen. Für die Softwarevorführung sollte das Projektteam hinreichend Zeit einplanen, denn erst dann werden Unterschiede zwischen den Systemen deutlich, und Fehler oder Lücken in funktionalen Abläufen lassen sich erkennen. Andernfalls fehlen wichtige Beurteilungs- und Bewertungskriterien, die notwendig sind, um den Abdeckungsgrad nach funktions-, abteilungs- und unternehmensbezogenen Lösungsansätzen einzuschätzen, die Automatisierbarkeit zu prüfen und die funktionale Tiefe auszuloten.
Ohne hinreichende Prüfung läuft die Firma Gefahr, sich für ein weniger geeignetes Produkt zu entscheiden. Es ist zwar hilfreich, vor einer Entscheidung die Software zu testen, doch sollten Unternehmen den Aufwand nicht unterschätzen. Eine Probeinstallation lohnt sich nur, wenn sie auch wirklich umfangreich genutzt wird. Hat das Unternehmen die Kapazitäten, ist es sinnvoll, qualifizierte Mitarbeiter für einen Workshop mit den Systemanbietern freizustellen, damit sie sich ausgiebig mit dem System auf der Basis ihres Tagesgeschäftes beschäftigen können.
Konvertierung der vorhandenen Informationen
Die Konvertierung (Datenmigration) beinhaltet die Übernahme der bisherigen Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Altsystem in das neue ERP-Produkt. Alle nicht übernommenen Daten sind vor der Inbetriebnahme gegebenenfalls manuell nachzutragen. Die Datenbereitstellung ist ein besonders wichtiger Bestandteil der Inbetriebnahme! Aber die Konvertierung wird nicht nur benötigt, um aus dem Stand heraus nach einer Stichtagsumstellung sofort weiterarbeiten zu können: Wenn die Bewegungsdaten der Vergangenheit nicht übernommen werden und keine revisionssichere Archivierung dieser Geschäftsinformationen vorliegt, muss das Altsystem gemäß den Aufbewahrungspflichten (GDPdU) zehn Jahre lang abrufbar bleiben. Dies betrifft dann nicht nur die Buchhaltung, sondern auch Lohn und Gehalt sowie die Lager- und Auftragsbestände mit ihren Bewertungsgrundlagen.
Für eine Konvertierung müssen die Daten in hoher Qualität vorliegen. Wer glaubt, die Qualität lasse sich im Rahmen der Datenkonvertierung steigern, liegt falsch. Ergänzungen und Richtigstellungen sind bei unvollständigen oder nicht gepflegten Datensätzen nur in einem sehr begrenzten Ausmaß automatisierbar.