Kennen Sie Dave Crenshaw? Er ist Autor des Bestsellers "The Myth of Multitasking", in dem eigentlich nur geschrieben steht, was wir alle längst wissen: Der Mensch arbeitet besser, wenn er eins nach dem anderen erledigt! E-Mail, Instant Messaging, Collaboration-Techniken – all das macht uns nur dann produktiver, wenn wir die entstehende Informationsflut unter Kontrolle behalten.

Singletasking ist die Realität: Müssen Menschen mehrere Dinge parallel erledigen, sind sie überfordert, denn ihre Aufmerksamkeit springt zwischen den Aufgaben hin und her. Die Folge ist ein schlechtes Arbeitsergebnis. Unternehmen wissen das, haben aber in den seltensten Fällen ihre Kommunikationsinfrastruktur so organisiert und integriert, dass sie den Mitarbeitern wirklich hilft.

Unified Communications ist die Anwort der IT-Hersteller auf dieses Problem. Mit Hilfe entsprechender Werkzeuge lassen sich Kommunikationskanäle integrieren, Mitarbeiter zusammenschalten und verteilte Arbeitsumgebungen überblicken. Ohne diese Tools ginge das – sieht man einmal von Videokonferenzen ab – vermutlich auch. Allerdings wohl nur, wenn sich Firmen bewusst daranmachen, ihre Kommunikationsprozesse und Arbeitsabläufe genau zu analysieren, organisatorische Schwächen in der Teamarbeit abzustellen und die vorhandenen IT-Produkte vernünftig zu nutzen.

Nehmen wir nur einmal das beliebte Beispiel E-Mail: Die Unwissenheit vieler Anwender reicht von der Organisation des E-Mail-Verkehrs über das Öffnen, Speichern und Vernichten von Nachrichten bis hin zur Etikette in den Anschreiben. Von einer Policy ist in vielen Firmen weit und breit nichts zu sehen. Der Blackberry vergrößert das Problem noch: kein Meeting, kein Kundengespräch, in dem nicht irgendwer am Rad dreht.

Erst wenn die Hausaufgaben in Sachen Reorganisation, Schulung und Nutzungsverhalten gemacht sind, gibt es Sinn, sich nach geeigneten Tools zur Unterstützung umzuschauen. Vorhandene Schwächen über den Einsatz scheinbar intelligenter Tools abstellen zu wollen, ist ein Fehler, den IT-Anwender nicht mehr machen sollten. Zu viele haben sich hier schon eine blutige Nase geholt.