Zeitgewinn statt Papierberge

13.08.2002
Von Peter Viol
Bei der Bayerischen Landesbank wurde das Antragswesen immer mehr zum Bremser des allgemeinen Arbeitsprozesses. Word-Formulare und die Hauspost als Trägermedien der Anträge wurden jetzt von einem Workflow-System abgelöst.
Bayerischer Löwe statt Papiertiger: Um die Prozesswege zu verkürzen und die Papierflut einzudämmen, entschied sich die Bayerische Landesbank für ein Workflow-System.
Bayerischer Löwe statt Papiertiger: Um die Prozesswege zu verkürzen und die Papierflut einzudämmen, entschied sich die Bayerische Landesbank für ein Workflow-System.

Kleine Maßnahmen erzielen manchmal große Wirkung - dies gilt vor allem bei der Automatisierung von Prozessen. Diesen Grundsatz schrieb sich auch die Bayerische Landesbank (Bayern LB) auf ihre Fahnen. 7500 Mitarbeiter sorgen bei der Hausbank des Freistaats Bayern für einen möglichst reibungslosen Fluss von Geld und Informationen. Um die Fließgeschwindigkeit dieser Prozesse noch zu beschleunigen, investierte das Management der Landesbank in ein neues Workflow-System.

Für die Bayern LB war die Neuorganisation ihres Antragswesens keine kleine Maßnahme. Denn das Beantragen von Accounts beziehungsweise Berechtigungen für Computer-Anwendungen wie etwa Internet-Browser oder interne Host-Systeme gestaltete sich sehr langwierig. Der Mitarbeiter füllte zunächst ein Word-Formular aus und leitete es nach Abstimmung mit seinem DV-Org-Koordinator via Hauspost an seinen Vorgesetzten zur Genehmigung weiter. Dieser unterschrieb den Antrag und leitete ihn den entsprechenden Systemverantwortlichen zu. Diese prüften den Antrag und richteten die entsprechende Berechtigung ein. Abschließend musste der Antragsteller noch über die erfolgte Einrichtung per Mail oder per Telefon informiert werden.

Ein langer, komplizierter Weg für ein solche Genehmigung - aber aus Gründen der Sicherheit unumgänglich. So mancher neue Mitarbeiter wartete mehrere Tage auf einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz und fühlte sich an die Erlebnisse des Buchbinder Wanningers von Karl Valentin erinnert. Mit diesem Prozedere steht die Bank nicht alleine da. Alle größeren Unternehmen haben mit derartigen Problemen zu kämpfen.

Für die Verantwortlichen stand fest: Die Prozesswege sind drastisch zu verkürzen. Die Durchlaufzeiten müssen kürzer, die Effizienz der Abläufe muss größer werden. Denn sobald alle am Prozess Beteiligten die Formulare computergestützt bearbeiten, weiterleiten und archivieren können, lassen sich zeit-, personal- und kostenintensive Medienbrüche vermeiden. "Letztendlich wollten wir unsere Mitarbeiter von der alltäglichen Routine entlasten. Sie sollten ihre Zeit sinnvoller und für ihr eigentliches Aufgabengebiet einsetzen", erklärt Wolfgang Fabritius, Projektleiter Workflow bei der Bayerischen Landsbank.

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