Einfache Anbindung an mobile Geräte
Auch für die sichere Anbindung von mobilen Geräten kommt die Collaboration Edge-Architektur zum Einsatz. Neben der Unterstützung von WebRTC vereinfacht Collaboration Edge die Anbindung von mobilen Geräten an das Unternehmensnetzwerk: Die Anwendung ermöglicht einen einfachen Zugang ohne dedizierten VPN-SSL-Client. Es wird lediglich eine zertifikatsbasierte SSL-Verschlüsselung für die Anbindung der mobilen Endgeräte benötigt. So entfällt eine umständliche Authentifizierung mit einem separaten VPN-Client. Die Anbindung über Collaboration Edge ist für die Echtzeitkommunikation optimiert und ermöglicht neben Videokommunikation den Austausch von Instant Messaging und Präsenzinformationen sowie das Teilen des Bildschirms.
Auch nicht-technische Aspekte beachten
Neben den technischen Voraussetzungen sollten Unternehmen, die Kundenberatung per Video in Echtzeit realisieren wollen, auch einige andere Aspekte beachten: Sie müssen entsprechende Räumlichkeiten vorhalten und sich darüber bewusst sein, dass Videoberater auch optisch wahrgenommen werden. Daher ist es notwendig, diese in ihrem Auftreten und Verhalten intensiv für diese spezielle Form des Kundenkontakts zu schulen. Außerdem sollte der Arbeitsplatz gut ausgestattet und kein "Call-Center-Gefühl" vermitteln, um den Videoberater angemessen zu präsentieren. Dazu sind die Ausleuchtung und die Akustik des Raumes zu beachten.
- Knigge für Video Conferencing
Die Technik ist heute nicht mehr das Problem. Vom Tablet bis zum Raumsystem reicht die Palette der Endgeräte. Über den Erfolg der virtuellen Meetings entscheiden deshalb oft weiche Faktoren wie Benimmregeln. - Dos
Sprechen Sie deutlich in Videokonferenzen. Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz. - Dos II
Halten Sie es einfach. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können. - Dos III
Schau mir in die Augen, Kleines. Der gute Blickkontakt mit allen Teilnehmern eines Videomeetings ist sehr wichtig. - Don'ts
Klingelnde Handys sind auch in der virtuellen Welt der Meeting-Killer Nummer Eins. Führen Sie Ihren neuesten Klingelton also erst nach dem Treffen vor. - Don'ts II
Kein Multitasking während der Konferenz. Ihre Kollegen merken nämlich, wenn Sie andere Dinge nebenher erledigen - und das stört erheblich. - Don'ts III
Jederzeit und überall zu arbeiten ist zwar ein Plus der modernen Technik. Doch Supermarkt, Bahnhofshalle oder Flughafen sind eher unpassende Orte für ein Video Meeting. - Don'ts IV
Musik und andere Hintergrundgeräusche wie spielende Kinder lenken andere ab. Im Büro hängen Sie am Besten ein "Nicht stören"-Schild vor die Türe. - Andere Länder, andere Sitten
Seien Sie pünktlich. Vor allem in den USA beginnen auch virtuelle Meetings zur vorgesehenen Zeit und enden auch wie geplant. - Andere Länder, andere Sitten II
Vermeiden Sie in Konferenzen mit Japanern offene Kritik. Lernen Sie "nein" zu sagen, ohne es tatsächlich zu sagen. - Andere Länder, andere Sitten III
Respekt, Rang und Hierarchien sind in der chinesischen Kultur wichtig. Begegnen Sie höhergestellten Partnern oder Kollegen besonders respektvoll. - Andere Länder, andere Sitten IV
Planen Sie für Konferenzen mit Indien mehr Zeit ein. Videokonferenzen werden gerne mit einem Small Talk eingeleitet, hetzen Sie also nicht. Dennoch wird wert auf angemessene Business-Kleidung gelegt. - Andere Länder, andere Sitten V
Der sprichwörtliche britische Humor wird oft auch beim Video Conferencing eingesetzt. Einfach mitmachen. - Andere Länder, andere Sitten VI
Italiener kommunizieren nicht nur verbal, sondern auch sehr stark non-verbal. Scheuen Sie sich nicht davor, sich in Videokonferenzen über den Gesichtsausdruck und Gesten auszudrücken. - Andere Länder, andere Sitten VII
Brasilianer gehen geschäftliche Meetings eher entspannt an. Nutzen Sie Video, um Ihre Geschäftspartner kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen
Die Erfahrung zeigt, dass die interne Kommunikation bei der Einführung neuer Lösungen eine große Rolle spielt. Denn nicht jeder möchte an einem Arbeitsplatz arbeiten, an dem er ständig beobachtet werden kann und Ampelsysteme anzeigen, ob er verfügbar ist oder nicht. Daher ist es essentiell, sowohl den Betriebsrat als auch die betroffenen Abteilungen schon zu Beginn des Projektes mit ins Boot zu nehmen, deren Einverständnis einzuholen und sie in die Umsetzung einzubeziehen.
Virtuelle Beratung 2.0 als Wettbewerbsvorteil
Sind diese Voraussetzungen geschaffen, steht einer modernen virtuellen Videoberatung nichts mehr im Wege. Mit solchen Lösungen wird nicht nur ein barrierefreies Beratungsangebot geschaffen, sondern können in Zeiten hart umkämpfter Märkte auch Wettbewerbsvorteile genutzt werden. Denn wer auch via Internet mit seinen Kunden im persönlichen Kontakt bleibt, der pflegt die Kundenbeziehung auch ohne ein regelmäßiges Treffen in der Filiale langfristig. (mb)