Wer große Volumen einkauft, kann auf Rabatt hoffen. Insofern liegt es nahe, digitale Beschaffungsplattformen wie Marktplätze auch für Ausschreibungen zu nutzen, wenn es um Verträge mit langer Laufzeit geht. Wer große Aufträge kostengünstig vergeben will, kann durch umgekehrte - revers genannte - Auktionen Geld sparen. Hier unterbieten sich die Interessenten bei dem Preis, für den sie einen bestimmten Auftrag übernehmen. Ausschreibungen und reverse Auktionen lassen sich auch von Unternehmen ohne besonders „durchdigitalisierte“ Prozesse initiieren. Viele Marktplatzbetreiber bieten die dafür erforderlichen Systeme als Dienstleistung an. Der Aufwand ist mit ihrer Hilfe häufig sogar geringer als bei der herkömmlichen Vergabe von großen Etats. Die entsprechenden Anforderungen lassen sich in Spezifikationssysteme eintragen, die interessierte Anbieter online abrufen können.
Je genauer die Spezifikationen sind, desto leichter fällt es potenziellen Lieferanten abzuschätzen, ob sie die Anforderungen erfüllen können. Normierte Schrauben beispielsweise lassen sich natürlich leichter spezifizieren als ein Dienstleistungsauftrag wie der Entwurf eines Gebäudes oder das Ausarbeiten eines Firmenprospekts.
Für den Anfang ist es ratsam, mit Pilotausschreibungen und -auktionen Erfahrungen zu sammeln. Letztere erfordern beispielsweise kontinuierliche Betreuung, um auf Rückfragen sofort reagieren zu können und so das Vertrauen der Anbieter in die Online-Systeme zu festigen.
8. A- und B-Güter: strategische Einkaufsprojekte im Netz
Anforderungsspezifikationen lassen sich fast beliebig detailliert definieren. So ist es möglich, komplexe Produkte wie Produktionsmaschinen oder fertige Bauteile - Bedienkonsolen für ein Waschmaschinenmodell, Plastikbausteine für zu fertigende Bürosessel oder die Verschalung für das Armaturenbrett eines Pkw - über das Internet auszuschreiben. Gegebenenfalls werden die Katalogdaten mit zusätzlichen Informationen wie digitalisierten Bildern oder Bauplänen angereichert. Allerdings ist diese Art der Beschaffung wegen der besonders komplexen Erarbeitung der Spezifikationen teuer. Bei Produkten, die nur selten oder in geringer Menge bestellt werden, fällt die Kosten-Nutzen- Rechnung oft negativ aus.
9. Das Lieferanten-Netzwerk: Datenaustausch mit vielen Partnern
Im Laufe der Zeit entsteht durch die unterschiedlichen E-Procurement- Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Zulieferern - und verkaufsseitig zu den Abnehmern - ein komplexes Netzwerk. Zunächst sind es nur wenige ausgewählte Lieferanten, doch nach und nach werden weitere in das bereits produktiv eingesetzte EProcurement- System integriert.
Nicht nur die technische Anbindung einer großen Zahl von Lieferanten mit unterschiedlichen Voraussetzungen stellt dabei Anforderungen an das eigene Unternehmen und etwaige Technologiepartner. Es geht auch um juristische Fragen: Schon im Vorfeld muss Klarheit darüber bestehen, wie mit auftretenden Problemen umgegangen wird. Hierzu gehört, die zuständigen Personen zu definieren und Reaktionszeiten sowie Eskalationsstufen zu vereinbaren. Auch die Verteilung der entstehenden Kosten und Einsparungen fällt darunter.
Es empfiehlt sich, definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten wie auch die Verteilung anfallender Kosten stets vertraglich festzuhalten. Auch Aspekte der Sicherheit und der Risikoübernahme sowie die Gültigkeit und Anerkennung der auf elektronischem Wege ausgetauschten Geschäftsdokumente müssen juristisch abgesichert werden.
10. Unternehmen als Teile der Lieferkette: Lieferung bei Bedarf
Die Vereinheitlichung der internen Beschaffungsprozesse ist ein sinnvoller erster Schritt für Unternehmen, in die digitalisierte Wirtschaft einzusteigen. Zwar ist die idealtypische Lieferkette (Supply Chain) vom Rohstofferzeuger über die Veredler, Zulieferer, Produzenten, Logistiker und Verkäufer bis hin zum Endkunden in den meisten Branchen noch Zukunftsmusik. Doch die Entwicklung hin zur Kettenstruktur ist eindeutig. Ein sorgfältiger und strategischer Einstieg in digitale Beschaffungsprojekte hilft der Integration der eigenen Systeme in externe Netzwerke. Er schafft so die Voraussetzung, um mittelfristig an diesen Ketten produktiv teilhaben zu können - und das kann sich schon kurzfristig auszahlen.
Schließlich lässt sich im Zuge dieser Entwicklung das eigene Einkaufswesen effizienter aufstellen und so bereits jetzt Geld sparen. (uk) * Lars Reppesgaard ist freier Journalist in Hamburg.